Zeugnisse übersetzen für die Bewerbung: wann beglaubigt?

By Mustafa Tarabya, founder of CVBooster · Published 2026-08-01 · Updated 2026-09-03

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Auf dem Tisch liegen sechs Dokumente: Bachelorurkunde, Notenübersicht, Schulabschlusszeugnis, zwei Arbeitszeugnisse und eine Berufsurkunde. Alle in einer Sprache, die in der Personalabteilung niemand liest. Das erste Angebot eines Übersetzungsbüros deckt alle sechs ab, liegt im dreistelligen Bereich und rechnet den Eilzuschlag noch gar nicht mit. Die Bewerbungsfrist endet in zehn Tagen.

Bevor Sie das beauftragen: Für die meisten dieser sechs Dokumente brauchen Sie in diesem Moment keine beglaubigte Übersetzung. Für ein oder zwei brauchen Sie sie später auf jeden Fall, und dann muss sie von der richtigen Person stammen, sonst zahlen Sie zweimal. Der Unterschied hängt nicht am Dokument, sondern daran, wer es liest.

Behörde und Arbeitgeber wollen nicht dasselbe

Unter dem Stichwort "Zeugnisse übersetzen" verschmelzen zwei völlig verschiedene Vorgänge zu einem. Der erste ist ein Verwaltungsverfahren: Eine Anerkennungsstelle, die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen oder eine Approbationsbehörde prüft, ob Ihre Qualifikation einer deutschen gleichwertig ist. Dort ist die Form Teil der Anforderung. Es gibt ein Merkblatt, das auflistet, welches Dokument in welcher Fassung eingereicht werden muss, und eine formlose Übersetzung wird schlicht zurückgeschickt.

Der zweite Vorgang ist Ihre Bewerbung. Sie ist kein Verwaltungsverfahren. Es gibt keine Vorschrift darüber, in welcher Form Anlagen beizulegen sind. Eine Personalabteilung in einem Privatunternehmen will verstehen, was Sie können und ob die Angaben im Lebenslauf gedeckt sind. Dafür genügt in aller Regel der Scan des Originals plus eine ordentliche eigene Übersetzung. Die Ausnahmen sind eng: die Verbeamtung im öffentlichen Dienst und Berufe, in denen eine staatliche Zulassung Einstellungsvoraussetzung ist. Und selbst dann gehen die beglaubigten Papiere meist an die Behörde, nicht an den künftigen Arbeitgeber.

Was "beglaubigte Übersetzung" in Deutschland genau bedeutet

Eine beglaubigte Übersetzung stammt von einer Person, die bei einem deutschen Gericht dafür ermächtigt oder beeidigt wurde. Die Bezeichnung wechselt je nach Bundesland: ermächtigter Übersetzer, öffentlich bestellter und beeidigter Übersetzer, allgemein beeidigter Übersetzer. Gemeint ist dasselbe. Die Übersetzung trägt einen Bestätigungsvermerk über Vollständigkeit und Richtigkeit, dazu Stempel, Datum und Unterschrift, und ist üblicherweise fest mit einer Kopie des Ausgangsdokuments verbunden. Suchen können Sie über die gemeinsame Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank der Landesjustizverwaltungen unter justiz-dolmetscher.de oder über die Mitgliedersuche des Bundesverbands der Dolmetscher und Übersetzer.

Drei Dinge werden regelmäßig damit verwechselt, und jede Verwechslung kostet Geld oder Wochen.

Die beglaubigte Kopie: Sie bestätigt nur, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt, und sagt nichts über die Sprache. Ausgestellt wird sie in Deutschland vom Bürgeramt, von der Stadt- oder Gemeindeverwaltung, teils von Notaren, und sie kostet wenige Euro je Seite nach der örtlichen Gebührensatzung.
Die Apostille oder Legalisation: Sie bestätigt die Echtheit des ausländischen Dokuments selbst und wird im Ausstellerstaat erteilt, bei Staaten des Haager Übereinkommens als Apostille. Sie ersetzt keine Übersetzung, im Gegenteil, sie muss oft mitübersetzt werden.
Die notarielle Beglaubigung einer Unterschrift: Sie hat mit Zeugnissen nichts zu tun und taucht nur auf, weil Übersetzungsbüros im Ausland sie manchmal als Ersatz anbieten.

Welches Dokument welche Form braucht

Diese Aufteilung deckt den Normalfall ab. Maßgeblich bleibt immer das Merkblatt der Stelle, die das Dokument tatsächlich verlangt.

Hochschulurkunde und Notenübersicht: beglaubigte Übersetzung nötig für die Zeugnisbewertung der ZAB, für uni-assist bei einer Bewerbung an eine Hochschule und für Anerkennungsverfahren. Für die Bewerbung bei einem Unternehmen genügt Scan plus eigene Übersetzung.
Berufsqualifikation in reglementierten Berufen wie Pflege, Medizin, Erziehung oder Lehramt: beglaubigte Übersetzung nötig, weil das Verfahren die zuständige Landesbehörde führt und der Arbeitgeber nur den Bescheid sehen will.
Berufsausbildung in nicht reglementierten Berufen: die Gleichwertigkeitsprüfung läuft je nach Beruf über IHK FOSA oder die Handwerkskammer und verlangt beglaubigte Übersetzungen. Arbeiten dürfen Sie in diesen Berufen aber auch ohne Anerkennung.
Arbeitszeugnisse und Referenzschreiben: für Arbeitgeber praktisch nie beglaubigt. Wenn Berufserfahrung Teil der Gleichwertigkeitsprüfung ist, kann die Anerkennungsstelle sie beglaubigt verlangen. Das steht dann im Merkblatt.
Führungszeugnis aus dem Ausland: die Form gibt die Stelle vor, die es fordert. Bei Arbeit mit Kindern und Jugendlichen ist in Deutschland ein erweitertes Führungszeugnis nach § 30a BZRG üblich, das beim Bürgeramt beantragt wird und deutschsprachig ist.
Sprachnachweise von telc, Goethe-Institut, TestDaF oder ÖSD: bereits auf Deutsch ausgestellt, keine Übersetzung.
Personenstandsurkunden wie Geburts- oder Heiratsurkunde: relevant bei Verbeamtung, Aufenthaltstitel und Familiennachzug, nicht bei einer normalen Bewerbung. Wo das Herkunftsland mehrsprachige internationale Urkunden nach dem CIEC-Übereinkommen ausstellt, entfällt die Übersetzung ganz.
Herstellerzertifikate von Anbietern wie AWS, Cisco, SAP oder Google: bleiben, wie sie sind. Sie sind international bekannt, meist englisch und werden nicht übersetzt.

Tip: Schreiben Sie der zuständigen Stelle eine kurze Mail mit einer nummerierten Liste Ihrer Dokumente und der Frage, welche davon in beglaubigter Übersetzung vorgelegt werden müssen und ob englischsprachige Originale ohne Übersetzung akzeptiert werden. Die Antwort ist kostenlos und ist Ihr Kostenplan. Ohne sie raten Sie und bezahlen den Irrtum.

Die Zeugnisbewertung löst das Problem für beide Seiten

Bei akademischen Abschlüssen gibt es einen Weg, der die Übersetzungsfrage dauerhaft erledigt. Die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen, die ZAB bei der Kultusministerkonferenz, stellt auf Antrag eine Zeugnisbewertung aus. Das ist ein deutschsprachiges Dokument, das Ihre Hochschule, Ihren Abschluss, dessen Niveau und die deutsche Vergleichbarkeit beschreibt. Sobald Sie es haben, legen Sie deutschen Arbeitgebern kein übersetztes Diplom mehr vor, sondern eine amtliche deutsche Einordnung. Das ist inhaltlich stärker als jede Übersetzung, weil es nicht nur den Wortlaut wiedergibt, sondern die Bewertung.

Für den Antrag selbst brauchen Sie allerdings beglaubigte Übersetzungen. Das ist einer der Fälle, in denen Sie zahlen. Sie zahlen aber einmal und nutzen das Ergebnis für jede weitere Bewerbung. Vorab kostenlos prüfen können Sie in anabin, der Informationsdatenbank der ZAB, wie Ihre Hochschule und Ihr Abschluss eingestuft sind. Dieselbe Einstufung sieht später die Personalabteilung, wenn sie nachschaut.

Die Zeugnisbewertung deckt nur Hochschulabschlüsse ab. Wer eine Berufsausbildung mitbringt, findet die richtige Stelle über den Anerkennungs-Finder auf anerkennung-in-deutschland.de, dem Portal des Bundes zur Berufsanerkennung. Es fragt Beruf und Bundesland ab und nennt die konkret zuständige Kammer oder Behörde samt Unterlagenliste. Kostenlose Beratung dazu gibt es bei den Anlaufstellen des Förderprogramms IQ und über die Hotline "Arbeiten und Leben in Deutschland".

Was Sie einer normalen Bewerbung tatsächlich beilegen

Deutsche Bewerbungen enthalten traditionell Anlagen, aber mehr ist hier nicht besser. Ein Anhang mit zwanzig Seiten fremdsprachiger Dokumente wird überflogen und weggeklickt. Zwei Seiten, die man auf einen Blick versteht, werden tatsächlich gelesen.

Der bewährte Aufbau: je Dokument zuerst der Scan des Originals, direkt danach Ihre eigene Übersetzung auf einer separaten Seite. So ist beim Blättern nie unklar, welche Übersetzung zu welchem Papier gehört. Alles, was weder den Abschluss noch die letzten beiden Stationen betrifft, bleibt draußen und wird auf Nachfrage nachgereicht.

Wie eine saubere eigene Übersetzung aussieht

Sie darf und soll erkennbar keine beglaubigte Übersetzung sein. Setzen Sie oben auf jede Seite eine Zeile wie: "Nicht beglaubigte Arbeitsübersetzung, selbst erstellt. Maßgeblich ist das beigefügte Original." Damit ist die Rolle geklärt, und niemand fühlt sich getäuscht.

Halten Sie das Layout schlicht und bilden Sie keine Stempel, Siegel oder Unterschriften nach. Beschreiben Sie sie stattdessen in eckigen Klammern: [Rundstempel der Universität], [Unterschrift des Dekans]. Namen von Hochschulen, Kammern und Behörden bleiben im Original stehen, mit einer deutschen Erklärung dahinter in Klammern. Übersetzen Sie Ihren Abschlusstitel nicht in einen deutschen Titel, den Sie nicht führen dürfen. Und rechnen Sie Noten nicht selbst um: Nennen Sie die Originalnote mit der Skala, also etwa "3,6 auf einer Skala von 1 bis 4, wobei 4 die beste Note ist". Für die Umrechnung gibt es an Hochschulen die modifizierte bayerische Formel, und im Anerkennungsverfahren übernimmt das die Behörde. Eine maschinelle Vorübersetzung als Grundlage ist völlig in Ordnung, aber Berufsbezeichnungen, Fächernamen, Stunden- und Creditangaben prüfen Sie danach von Hand.

Wenn in der Ausschreibung "beglaubigte Kopien" steht

Diese Formulierung taucht vor allem im öffentlichen Dienst auf, etwa in Ausschreibungen über Interamt, und sie meint fast immer amtlich beglaubigte Kopien, nicht beglaubigte Übersetzungen. Zuständig dafür ist in Deutschland das Bürgeramt Ihrer Stadt oder die Behörde, die das Dokument ausgestellt hat. Wichtiger noch: Sehr häufig wird das erst zur Einstellung verlangt, während für die Bewerbung einfache Kopien reichen. Lesen Sie den Absatz genau, und wenn er unklar bleibt, rufen Sie die in der Ausschreibung genannte Ansprechperson an. Ein Telefonat erspart Ihnen hier oft die kompletten Übersetzungskosten.

Kosten senken, ohne ein Risiko einzugehen

Reihenfolge umdrehen: erst die zuständige Stelle und ihr Merkblatt klären, dann beauftragen. Wer vorher übersetzen lässt, bezahlt regelmäßig Dokumente, die nie jemand sehen will.
Mehrere Ausfertigungen im selben Auftrag bestellen. Behörden behalten die vorgelegte Ausfertigung ein, und ein zweites oder drittes Exemplar kostet beim selben Übersetzer nur einen Bruchteil des Erstauftrags. Eine Nachbestellung Monate später ist teurer und dauert länger.
Förderung prüfen, bevor Sie beauftragen. Über das Vermittlungsbudget nach § 44 SGB III können Agentur für Arbeit oder Jobcenter Kosten übernehmen, die der Aufnahme einer Beschäftigung dienen, dazu zählen Übersetzungen und Beglaubigungen. Das ist eine Ermessensleistung, und der Antrag muss vor der Beauftragung gestellt werden. Für Anerkennungsverfahren gibt es zusätzlich den Anerkennungszuschuss des Bundes, einkommensabhängig.
Angebote vergleichen und nach der Abrechnungsgrundlage fragen, Zeilenpreis oder Seitenpreis, mit oder ohne Eilzuschlag und Porto. Für Privataufträge gibt es keine verbindliche Gebührenordnung. Das Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz regelt nur, was Gerichte zahlen, es ist bestenfalls ein Anhaltspunkt.
Vorab klären, ob die Stelle eine elektronisch signierte Fassung akzeptiert. Manche Übersetzer liefern beides, das spart Postweg und Zeit, aber längst nicht jede Behörde nimmt es an.

Fünf Fehler, die richtig teuer werden

Die Übersetzung im Herkunftsland anfertigen und dort notariell beglaubigen lassen. Deutsche Stellen verlangen in der Regel eine Übersetzung durch eine in Deutschland ermächtigte oder beeidigte Person. Die im Ausland erstellte Fassung kommt zurück, und Sie zahlen zweimal.
Apostille und Übersetzung verwechseln. Die Apostille gehört auf das Original und wird im Ausstellerstaat erteilt. Eine Apostille auf einer Übersetzung ersetzt keine beglaubigte Übersetzung, und eine beglaubigte Übersetzung ersetzt keine fehlende Apostille.
Die eigene Übersetzung amtlich aussehen lassen, mit nachgebautem Stempel oder kopierter Unterschrift. Das ist keine Nachlässigkeit mehr, das kann als Urkundenfälschung gewertet werden und rechtfertigt auch Jahre später noch eine Kündigung.
Den Abschlusstitel eigenmächtig eindeutschen. Wer "Diplom-Ingenieur" schreibt, ohne dass das so auf der Urkunde steht, riskiert den Vorwurf der Falschangabe. Wie ausländische Grade in Deutschland geführt werden dürfen, regeln die Hochschulgesetze der Länder.
Auf den Anerkennungsbescheid warten, statt sich parallel zu bewerben. In Mangelberufen überbrücken Arbeitgeber die Wartezeit häufig, wenn im Lebenslauf Stand und erwarteter Termin des Verfahrens mit Datum stehen.

Ein Ablauf, der in beide Richtungen funktioniert

Erstens: über den Anerkennungs-Finder die zuständige Stelle bestimmen und deren Unterlagenliste anfordern. Zweitens: genau die dort genannten Dokumente beglaubigt übersetzen lassen, in ausreichender Stückzahl, und die Förderung vorher beantragen. Drittens: alles Übrige selbst übersetzen, sauber gekennzeichnet, zusammen mit den Originalscans in einer PDF-Datei. Viertens: sich bewerben, ohne auf den Bescheid zu warten, und im Lebenslauf eine Zeile zum Verfahrensstand mit Datum aufnehmen.

Tip: Legen Sie eine einzige Übersicht an, in der jedes Dokument einmal steht: Originalsprache, wer es verlangt, in welcher Form, was es gekostet hat und wie viele Ausfertigungen noch vorhanden sind. Diese Liste ist in Anerkennungsverfahren das nützlichste Blatt Papier, das Sie besitzen, weil dieselben Nachweise über Monate bei verschiedenen Stellen zirkulieren.

Der Markt für beglaubigte Übersetzungen lebt davon, dass Bewerberinnen und Bewerber die Frage nach der Zuständigkeit nicht stellen. Sie ist aber der einzige Punkt, der wirklich zählt. Klären Sie zuerst, wer welches Papier in welcher Form sehen will. Danach ist die Rechnung meist deutlich kleiner als das erste Angebot, und die Bewerbung geht raus, bevor die Frist abläuft.