Zwischenzeugnis anfordern, ohne den Chef zu alarmieren

By Mustafa Tarabya, founder of CVBooster · Published 2026-08-01 · Updated 2026-09-03

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Die Frist läuft am Sonntag ab, und im Upload-Feld steht "Arbeitszeugnisse". Ihr letztes Endzeugnis stammt aus 2021, danach folgen vier Jahre beim aktuellen Arbeitgeber ohne ein einziges Blatt Papier. Sie brauchen ein Zwischenzeugnis. Ihre Führungskraft sitzt zehn Meter entfernt und wird sich beim Wort "Zwischenzeugnis" ihren Teil denken.

Die meisten Ratgeber erklären an dieser Stelle den Anspruch. Das ist die einfachere Hälfte. Die schwierige ist die Formulierung: Sie müssen einen Grund nennen, der Grund muss echt sein, und er soll nicht "ich bewerbe mich" lauten. Hier stehen die Anlässe, die tragen, die passenden E-Mail-Texte, der eine Satz im fertigen Zeugnis, der später mitentscheidet, und die Antwort auf die Rückfrage.

Warum der Anspruch anders funktioniert als beim Endzeugnis

§ 109 der Gewerbeordnung regelt das Zeugnis "bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses". Das Zwischenzeugnis steht dort nicht. Der Anspruch wird aus der arbeitsvertraglichen Nebenpflicht hergeleitet, gestützt auf § 241 Abs. 2 BGB, und setzt einen triftigen Grund voraus, oft auch berechtigtes Interesse genannt. Daraus folgt der praktische Unterschied: Beim Endzeugnis begründen Sie nichts, beim Zwischenzeugnis schon. Der genannte Grund ist deshalb kein Beiwerk, sondern der eigentliche Text Ihrer Anfrage.

Ehrlich dazu: Als triftiger Grund gilt üblicherweise auch die bevorstehende Bewerbung. Rechtlich dürften Sie das hinschreiben. Das Risiko liegt nicht im Arbeitsrecht, sondern im Verhältnis zu der Person, die Ihre Leistung beurteilt. Es geht im Folgenden deshalb nicht um Ausreden, sondern um wahre Anlässe.

Im öffentlichen Dienst ist die Lage klarer: Der TVöD regelt den Zeugnisanspruch in § 35 und sieht ausdrücklich vor, dass Beschäftigte aus triftigen Gründen auch während des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis verlangen können, im TV-L gilt Entsprechendes. Schweizer Arbeitsverhältnisse sind großzügiger: Nach Art. 330a OR kann ein Zeugnis jederzeit verlangt werden, ohne Anlass. In Österreich gibt § 39 Angestelltengesetz das Dienstzeugnis erst bei Beendigung, ein Zwischenzeugnis nur per Vertrag, Kollektivvertrag oder Kulanz.

Anlässe, die keine Rückfrage auslösen

Der beste Anlass ist einer, der im Betrieb ohnehin passiert ist und den auch andere kennen. Dann liest sich Ihre Bitte als Verwaltungsvorgang, nicht als persönliche Ankündigung. Diese acht tragen:

Vorgesetztenwechsel: der stärkste Anlass überhaupt. Die Person, die Ihre Arbeit beurteilen kann, geht, und ohne Zwischenzeugnis bleiben die Jahre unter ihrer Führung undokumentiert.
Umstrukturierung, Fusion, Inhaberwechsel oder Betriebsübergang nach § 613a BGB: Der neue Arbeitgeber kennt Ihre ersten Jahre nicht und kann sie später nicht beurteilen.
Versetzung, Abteilungswechsel oder ein deutlich veränderter Zuschnitt Ihrer Stelle. Der Schnitt zwischen zwei Aufgabenphasen ist der klassische Zeitpunkt.
Beginn oder Ende von Elternzeit, Pflegezeit, Sabbatical oder einer längeren Erkrankung.
Angekündigter Stellenabbau, Insolvenzverfahren, auslaufende Befristung. Hier fragt ohnehin niemand nach Ihren Motiven.
Interne Bewerbung im Haus oder im Konzern. Viele interne Verfahren verlangen das Zwischenzeugnis sogar.
Bewerbung um einen Studienplatz, ein berufsbegleitendes Studium, eine geförderte Weiterbildung oder ein Stipendium.
Unterlagen für Behörden und Banken: Verlängerung eines Aufenthaltstitels, Blaue Karte EU, Kreditantrag, Wohnungsbewerbung.

Dazu gehört eine Zeitregel: Fragen Sie innerhalb weniger Wochen nach dem Ereignis. Ein Vorgesetztenwechsel von vor 14 Monaten als Begründung erzeugt genau die Rückfrage, die Sie vermeiden wollten. Und fragen Sie nicht dreimal im Jahr ohne neuen Anlass, das schwächt den Anspruch und fällt auf.

Tip: Wenn gerade nichts passiert ist: Das nächste Jahres- oder Zielvereinbarungsgespräch ist Ihr Anlass, und es kommt sowieso. Direkt danach ist die Bitte, den erreichten Stand schriftlich festzuhalten, plausibel, und die positive Beurteilung ist frisch und meist schon dokumentiert.

Die Anfrage: drei Varianten zum Kopieren

Für alle drei gelten dieselben Regeln. Schriftlich per E-Mail, nicht zwischen Tür und Angel. Adressiert an die Stelle, die unterschreibt: in größeren Häusern die Personalabteilung mit Kopie an die Führungskraft, in kleinen Betrieben die Führungskraft direkt. Höchstens sechs Sätze. Das Wort "qualifiziertes Zwischenzeugnis" muss vorkommen, sonst bekommen Sie womöglich ein einfaches ohne Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, das in einer Bewerbung wertlos ist. Dazu ein konkreter, freundlicher Termin, sonst bleibt der Vorgang liegen.

Variante 1: Vorgesetztenwechsel

"Sehr geehrte Frau Berger, zum 1. September übernimmt Herr Klein die Leitung unseres Bereichs. Da Herr Wagner meine Arbeit seit März 2023 unmittelbar verantwortet hat, bitte ich Sie um ein qualifiziertes Zwischenzeugnis für diesen Zeitraum. Eine Übersicht meiner Aufgaben und Projekte habe ich beigefügt, damit die Erstellung möglichst wenig Aufwand verursacht. Über eine Ausfertigung bis Ende September wäre ich Ihnen dankbar. Als Anlass bitte ich um die Formulierung: erteilt anlässlich des Wechsels der Bereichsleitung."

Variante 2: Umstrukturierung oder Betriebsübergang

"Sehr geehrter Herr Ohlsen, mit dem Zusammenschluss der beiden Standorte zum 1. Oktober ändern sich Berichtsweg und Zuschnitt meiner Stelle. Ich bitte Sie deshalb um ein qualifiziertes Zwischenzeugnis über meine Tätigkeit seit Januar 2022, damit die bisherige Aufgabenverantwortung dokumentiert ist, bevor die neue Struktur greift. Meine Aufgaben- und Projektübersicht liegt bei. Passt eine Ausfertigung bis zum 15. Oktober?"

Variante 3: Neuer Aufgabenbereich

"Sehr geehrte Frau Yildiz, ab dem 1. November übernehme ich die Verantwortung für das Auftragszentrum und gebe die Disposition ab. Bevor der Wechsel wirksam wird, bitte ich um ein qualifiziertes Zwischenzeugnis über meine bisherige Tätigkeit. Die Aufgabenübersicht habe ich angehängt und bitte um kurze Rückmeldung, bis wann das Zeugnis vorliegen kann."

Für Elternzeit oder Pflegezeit tauschen Sie nur den ersten Satz aus: "Ab dem 1. Dezember bin ich für zwölf Monate in Elternzeit." Die beigefügte Übersicht ist Ihr größter Hebel auf den Inhalt, denn wer ein Zeugnis schreibt, erinnert sich selten an Ihre Projektzahlen. Eine Seite mit Positionsbezeichnung, Zeiträumen, Verantwortungsbereichen und drei bis fünf Projekten mit Budget, Teamgröße und Ergebnis wandert erfahrungsgemäß weitgehend unverändert in den Text.

Fünf Sätze, die Sie verraten

"Ich brauche es für meine Unterlagen." Zu vage. Eine Bitte ohne Anlass provoziert die Frage nach dem Anlass.
"Können Sie es mir bis Freitag geben?" Dringlichkeit ohne betrieblichen Grund ist das lauteste Signal von allen, denn nur Bewerbungsfristen lassen ein Zeugnis plötzlich eilen.
"Falls ich mich irgendwann verändern möchte." Der Konjunktiv rettet nichts. Wer über Veränderung spricht, spricht über Kündigung.
"Ein einfaches Zeugnis reicht mir auch." Dann hat Ihre Bewerbungsmappe ein Blatt mehr und kein Argument.
"Hätten Sie kurz Zeit für ein Gespräch?" ohne Thema. Ein Termin über einen unbenannten Punkt erzeugt mehr Spekulation als eine dreizeilige E-Mail mit klarem Betreff.

Der Ausstellungsgrund im Zeugnis entscheidet mit

Fast jedes Zwischenzeugnis nennt gegen Ende, warum es erteilt wurde. Üblich sind zwei Varianten: "wird auf eigenen Wunsch ausgestellt" und "wird anlässlich des Wechsels der Abteilungsleitung erteilt". Personalverantwortliche wissen, dass Zwischenzeugnisse fast immer auf Bitte der Beschäftigten entstehen; die erste Variante verrät also wenig. Die organisatorische liest sich trotzdem sauberer und kostet Sie eine Zeile in Ihrer E-Mail. Ein durchsetzbares Recht auf eine bestimmte Anlassformulierung haben Sie nicht, und der Anlass muss gar nicht im Zeugnis stehen. Sie bitten also, Sie fordern nicht.

Zwei Details fallen auf, wenn sie fehlen. Ein Zwischenzeugnis steht durchgehend in der Gegenwartsform, weil das Arbeitsverhältnis läuft. Vergangenheitsform liest sich, als hätte der Arbeitgeber Sie innerlich schon verabschiedet. Und eine Abschiedsformel gehört nicht hinein: kein Bedauern über ein Ausscheiden, keine Zukunftswünsche für den Berufsweg. Üblich ist kein Schlusssatz oder eine Variante von "Wir wünschen ihr für ihre weitere Tätigkeit in unserem Hause viel Erfolg".

Tip: Ein erteiltes Zwischenzeugnis bindet den Arbeitgeber faktisch für das spätere Endzeugnis: Will er dann schlechter bewerten, muss er begründen, was sich verschlechtert hat. Der beste Zeitpunkt ist deshalb der, an dem das Verhältnis intakt ist.

Wenn Ihre Führungskraft direkt fragt

Die Frage kommt frontal ("Bewerben Sie sich?") oder weich ("Ist bei uns alles in Ordnung?"). Eine Offenbarungspflicht für laufende Bewerbungen gibt es gegenüber dem Arbeitgeber nicht. Ein glattes Dementi ist trotzdem die schlechteste Option: Wenn Sie vier Wochen später kündigen, war das Ihr letztes gutes Gespräch mit der Person, die Ihr Endzeugnis unterschreibt.

Antworten Sie in drei Teilen und unter zwanzig Sekunden: der genannte Anlass unverändert, ein zutreffender Satz nach vorn, eine Sachfrage, die das Thema zurückgibt. Etwa so: "Der Anlass ist wirklich der Wechsel in der Bereichsleitung. Herr Wagner kennt meine Arbeit aus drei Jahren, Herr Klein fängt bei null an, und ich möchte den Stand schriftlich haben. Wie sehen Sie die Übergabe im Projekt Nord, schließen wir das noch vor September ab?"

Kommt die Frage ein zweites Mal, wiederholen Sie das Dokumentationsmotiv in einem Satz und hören auf. Jede weitere Erklärung macht daraus ein Thema. Vermeiden Sie außerdem die Begleitsignale: viele halbe Urlaubstage, ein über Nacht überarbeitetes Profil samt Hinweis ans Netzwerk, Anzug an einem Dienstag in einem Betrieb ohne Anzugkultur.

Form, Frist und die Prüfung nach dem Erhalt

Zwei bis vier Wochen Bearbeitungszeit sind angemessen, im öffentlichen Dienst auch länger. Für Arbeitszeugnisse gilt Schriftform, also ein unterschriebenes Original auf Firmenpapier. Seit dem 1. Januar 2025 lässt § 109 Abs. 3 GewO die elektronische Form zu, aber nur mit Ihrer Zustimmung und nur mit qualifizierter elektronischer Signatur. Ein Scan-PDF per E-Mail ist praktisch für den Upload, ersetzt das Original aber nicht. Bitten Sie um beides.

Prüfen Sie das Papier am Tag des Erhalts, nicht erst vor der nächsten Bewerbung:

Durchgehend Gegenwartsform, kein Wechsel in die Vergangenheit mitten im Text.
Leistungs- und Verhaltensbeurteilung vorhanden. Fehlt sie, haben Sie ein einfaches Zeugnis bekommen und müssen nachfassen.
Tätigkeitsbeschreibung aktuell und mit den Projekten aus Ihrer Übersicht, nicht nur den Formulierungen aus dem Arbeitsvertrag von 2022.
Ausstellungsdatum aktuell und nicht rückdatiert.
Unterschrift einer ranghöheren Person, in der Regel Führungskraft oder Personalleitung.
Anlassformulierung neutral, keine Abschiedsformel, kein Hinweis auf ein bevorstehendes Ende.
Firmenbriefpapier, saubere Absätze, keine auffälligen Anführungszeichen oder Ausrufezeichen an harmlosen Stellen.

Stimmt etwas nicht, korrigieren Sie es jetzt. Eine Änderungsbitte am Zwischenzeugnis ist ein sachlicher Vorgang, solange das Verhältnis läuft. Dieselbe Bitte am Endzeugnis, ein halbes Jahr nach dem Ausscheiden, ist ein Streitfall.

Das Zwischenzeugnis in der laufenden Bewerbung einsetzen

Sobald es vorliegt, ist es das stärkste Blatt in Ihren Anlagen: aktuell, und vom Arbeitgeber, für den Sie noch arbeiten.

In der Anlagenmappe steht das Zwischenzeugnis vor den älteren Endzeugnissen, alles in einer PDF-Datei.
Ein Sperrvermerk gehört ins Anschreiben, ein Satz ohne Erklärung: "Ich befinde mich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis und bitte um vertrauliche Behandlung meiner Bewerbung."
Im Bewerberportal das Feld zur Kontaktaufnahme mit dem aktuellen Arbeitgeber auf Nein setzen und stattdessen zwei Referenzpersonen aus früheren Stationen benennen.
Liegt das Zeugnis zur Frist noch nicht vor, schreiben Sie das hin: "Ein aktuelles Zwischenzeugnis reiche ich bis zum 20. August nach." Besser als eine unerklärte Lücke in der Zeugnisreihe.
Gesprächstermine: Freizeit zur Stellungssuche nach § 629 BGB gibt es erst, wenn gekündigt ist. Ungekündigt planen Sie mit Urlaub, Gleitzeit oder Randzeiten und sagen das bei der Terminabstimmung offen.

Kommentieren Sie im Anschreiben nicht, dass es ein Zwischenzeugnis ist. Es sagt zwei Dinge, die beide für Sie sprechen: Sie sind in Arbeit, und Sie bewerben sich aus einer stabilen Position heraus.

Öffentlicher Dienst, Beamte und sehr kleine Betriebe

Im Geltungsbereich von TVöD und TV-L läuft die Bitte über die Personalstelle, nicht über die Fachvorgesetzte. Das Zwischenzeugnis ist dort ein Routinevorgang mit eigener Vorlage, und Ihre Führungskraft liefert nur den Beurteilungsbaustein zu. Diskreter geht es nicht, weil Ihre Anfrage neben vielen gleichartigen im selben Posteingang liegt. Rechnen Sie dafür mit längeren Bearbeitungszeiten.

Beamtinnen und Beamte bekommen kein Arbeitszeugnis. Das Gegenstück ist die dienstliche Beurteilung, und eine Anlassbeurteilung läuft über den Dienstweg, ist also das Gegenteil von diskret. Für externe Bewerbungen genügt meist die letzte Regelbeurteilung plus eine selbst verfasste Tätigkeitsdarstellung. Bei internen Verfahren, etwa über Interamt, fordert die ausschreibende Stelle die Beurteilung ohnehin selbst an.

Im Betrieb mit acht Personen und ohne Personalabteilung gibt es keinen anonymen Kanal. Ihre Anfrage ist das Gespräch. Umso wichtiger ist ein echter Anlass, und wenn keiner da ist, fragen Sie in einer guten Phase, nicht nach einem Konflikt. Manchmal führen Sie besser erst das Vorstellungsgespräch und reichen das Zwischenzeugnis bei ernsthaftem Interesse nach.

Nicht der Anspruch ist Ihr Problem, sondern der Anlass. Nehmen Sie ein Ereignis, das im Haus ohnehin stattgefunden hat, schreiben Sie sechs Sätze, legen Sie die Aufgabenübersicht bei, bitten Sie um die neutrale Anlassformulierung und prüfen Sie das Ergebnis auf Gegenwartsform, bevor Sie es hochladen.