Referencje dla pracownika: wzór i 6 gotowych przykładów
Autor: Mustafa Tarabya, założyciel CVBooster · Opublikowano · Zaktualizowano
6 min czytania
Referencje dla pracownika to krótki list, w którym pracodawca potwierdza stanowisko i okres pracy, opisuje zadania i ocenia pracę konkretnymi faktami. Nie jest obowiązkowy. Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach pisze: „Tym, do czego pracodawca zobligowany jest prawnie, jest wystawienie świadectwa pracy.” Poniżej różnica między tymi dokumentami, wzór do wypełnienia i sześć kompletnych referencji dla biura, handlu, magazynu, stażysty i kierownika. Napisał Mustafa Tarabya, który rekrutował do własnej firmy, sam czytał każdą aplikację i dziś pisze poradniki CVBooster.
Referencje, w których szef pisze, że pracownik jest zaangażowany, kreatywny i komunikatywny, można wystawić każdemu. Tak samo czytelnik wie, że można je napisać każdemu, i nie czyta dalej.
Referencje a świadectwo pracy
Świadectwo pracy musi wystawić każdy pracodawca przy zakończeniu umowy. Kodeks pracy określa jego treść: „W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy”. Na żądanie pracownika dodaje się też wysokość wynagrodzenia i uzyskane kwalifikacje. Ocen pracy w świadectwie nie ma.
Referencje to coś innego. Urząd w Katowicach wyjaśnia, że świadectwo „stwierdza ono jedynie fakt zatrudnienia u danego pracodawcy, na danym stanowisku, w danym okresie”, a referencje opisują jakość pracy i wynikają z dobrej woli przełożonego: „Referencje są zawsze grzecznościowe”. Jeśli przełożony odmawia, rada urzędu jest jasna: nie zabiegaj o nie za wszelką cenę, tylko poproś inną osobę, która widziała twoją pracę.
Przykład 1: wzór referencji do wypełnienia
Wzór referencji dla pracownika do wypełnienia, każde stanowisko (108 słów)
[Miejscowość], [data]
Referencje
[Imię i nazwisko pracownika] był/a zatrudniony/a w [nazwa firmy] od [data] do [data] na stanowisku [nazwa stanowiska].
Do jego/jej zadań należało [dwa lub trzy główne zadania, konkretnie, np. obsługa 30 klientów dziennie, prowadzenie rejestru faktur].
W tym czasie [jeden fakt: co zrobił/a, co się zmieniło, np. wdrożył/a nowy sposób, przejął/przejęła nowy obowiązek].
Pracował/a [jedna lub dwie cechy poparte przykładem, np. rzetelnie, o czym świadczy brak reklamacji].
[Zdanie o odejściu, np. odchodzi z własnej inicjatywy / w związku z likwidacją stanowiska.] Polecam jego/jej kandydaturę.
W razie pytań proszę o kontakt: [telefon, e-mail].
[Imię i nazwisko, stanowisko osoby podpisującej, nazwa firmy]
Stwórz moje CV
Albo zacznij od gotowego wzoru CV
Co napisać w referencjach
Zasada jest taka: fakty, a dopiero potem opinie. WUP w Katowicach przestrzega przed typem dokumentu, który nie pomaga nikomu: „nigdy nie podawać w referencjach nieprawdziwych informacji”, a ich zweryfikowanie „dyskredytuje kandydata”. Zamiast przymiotników wpisz liczby i zadania: ilu klientów, które procesy, jaki efekt. Nie dodawaj informacji o zdrowiu, rodzinie czy poglądach, bo nie dotyczą pracy.
Jest jeszcze ważny szczegół dla pracodawcy: UODO przypomina w poradniku dla pracodawców, że „złożenie przez kandydata do pracy tzw. referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie”. Jeśli więc chcesz, żeby ktoś mógł zadzwonić, wpisz w referencjach, że zgadzasz się na kontakt, i podaj numer.
Przykład 2: pracownik biurowy
Referencje dla pracownika biurowego, asystentka, 5 lat w firmie (105 słów)
Warszawa, 28 października 2026
Referencje
Pani Marta Wiśniewska była zatrudniona w firmie Voorbeeld Logistyka Sp. z o.o. od 1 września 2021 do 30 września 2026 na stanowisku asystentki zarządu.
Do jej zadań należało prowadzenie kalendarza dwóch członków zarządu, przygotowywanie umów do podpisu i obsługa podróży służbowych. W 2024 roku przejęła od działu księgowości przygotowanie miesięcznych zestawień kosztów delegacji.
Pani Marta pracowała dokładnie i terminowo. Zestawienia oddawała zawsze przed terminem, a jej kalendarz nie wymagał poprawek. Odchodzi z własnej inicjatywy, by zmienić branżę. Polecam jej kandydaturę.
W razie pytań proszę o kontakt: 22 123 45 67, zarzad@voorbeeld.example.
Anna Kowalska, członek zarządu, Voorbeeld Logistyka Sp. z o.o.
Przykład 3: sprzedawca
Referencje dla sprzedawcy w sklepie, 3 lata w firmie (98 słów)
Kraków, 28 października 2026
Referencje
Pan Piotr Mazur był zatrudniony w sklepie sportowym Voorbeeld Sport od 1 marca 2023 do 31 października 2026 na stanowisku sprzedawcy.
Do jego zadań należało doradztwo przy zakupie butów biegowych, obsługa kasy i przyjmowanie dostaw. Od 2025 roku zamykał sklep w weekendy i rozliczał kasę. W tym czasie nie odnotowano różnic w kasie.
Pan Piotr uczył się szybko i chętnie przekazywał wiedzę o produktach nowym kolegom. Odchodzi w związku z przeprowadzką do innego miasta. Polecam jego kandydaturę.
W razie pytań proszę o kontakt: 12 345 67 89.
Ewa Lis, kierownik sklepu, Voorbeeld Sport
Przykład 4: magazyn i produkcja
Referencje dla operatora wózka widłowego w magazynie, 4 lata w firmie (104 słowa)
Łódź, 28 października 2026
Referencje
Pan Jakub Nowak był zatrudniony w Centrum Logistycznym Voorbeeld od 1 lutego 2022 do 31 października 2026 na stanowisku operatora wózka widłowego.
Do jego zadań należało rozładunek dostaw, układanie palet na regałach zgodnie z zasadą FIFO i skanowanie towaru w systemie magazynowym. Pracował na trzy zmiany. Od 2025 roku wdrażał do pracy nowych operatorów.
Pan Jakub przestrzegał zasad bezpieczeństwa i nie miał wypadków przy pracy. Jego pracę oceniam jako rzetelną. Odchodzi w związku z redukcją etatów w naszym magazynie. Polecam jego kandydaturę.
W razie pytań proszę o kontakt: 42 123 45 67.
Robert Kaczmarek, kierownik magazynu, Centrum Logistyczne Voorbeeld
Przykład 5: stażysta lub praktykant
Stażysta nie ma jeszcze historii. Referencje opisują więc konkretny projekt i to, jak pracował w zespole.
Referencje dla stażysty w dziale marketingu, 3 miesiące stażu (86 słów)
Gdańsk, 28 października 2026
Referencje
Pani Zuzanna Lewandowska odbyła staż w dziale marketingu firmy Voorbeeld Retail w Gdańsku od 1 lipca do 30 września 2026.
W czasie stażu przygotowywała teksty do newslettera dla klientów sklepu internetowego i prowadziła kalendarz publikacji w mediach społecznościowych. Samodzielnie napisała cztery z sześciu wysłanych wydań.
Pani Zuzanna szybko uczyła się nowych narzędzi i przyjmowała uwagi bez oporu. Polecam jej kandydaturę na stanowiska początkowe w marketingu.
W razie pytań proszę o kontakt: 58 123 45 67.
Monika Dąbrowska, kierownik marketingu, Voorbeeld Retail
Przykład 6: kierownik zespołu
Referencje dla kierownika zespołu obsługi klienta, 6 lat w firmie (106 słów)
Wrocław, 28 października 2026
Referencje
Pan Michał Sikora był zatrudniony w firmie Voorbeeld Energia S.A. od 1 września 2020 do 30 września 2026, od 2022 roku na stanowisku kierownika zespołu obsługi klienta.
Kierował zespołem dwunastu osób, układał grafik, prowadził rozmowy oceniające i szkolił nowych pracowników. Pod jego kierownictwem zespół skrócił kolejkę zgłoszeń czekających na odpowiedź, wprowadzając codzienny przegląd otwartych spraw.
Pan Michał potrafił wyjaśnić zespołowi, dlaczego coś robimy, zanim poprosił o jego wykonanie. Odchodzi z własnej inicjatywy, by objąć stanowisko w innej firmie. Polecam jego kandydaturę na stanowiska kierownicze.
W razie pytań proszę o kontakt: 71 123 45 67.
Katarzyna Zając, dyrektor operacyjny, Voorbeeld Energia S.A.
Przykład 7: gdy odejście było trudne
Gdy odejście było trudne, referencje mogą być krótsze, ale muszą pozostać prawdziwe. Napisz to, co jest prawdą i co pomoże pracownikowi.
Krótkie referencje po likwidacji stanowiska, pracownik produkcji (64 słowa)
Poznań, 28 października 2026
Referencje
Pan Adam Wójcik był zatrudniony w zakładzie Voorbeeld Produkcja od 1 kwietnia 2022 do 30 września 2026 na stanowisku pracownika linii pakowania.
Pracował na linii pakowania i obsługiwał maszynę etykietującą. Przestrzegał zasad bezpieczeństwa i pracował zgodnie z harmonogramem zmian.
Zakończenie umowy nastąpiło w związku z likwidacją linii. Polecam jego kandydaturę na podobne stanowiska.
Tadeusz Mazur, kierownik produkcji, Voorbeeld Produkcja
Jak prosić o referencje
Pracownik, który prosi o referencje, powinien zrobić pierwszy krok, bo przełożony ma mało czasu. WUP w Katowicach zauważa nawet, że często „to sami pracownicy piszą sobie referencje, które potem tylko podpisywane są przez przełożonych”. Jeśli przełożony się na to zgodzi, przygotuj wersję na podstawie wzoru powyżej. Dodaj fakty, które możesz udowodnić. Poszukujesz pracy? Zobacz, jak opisać doświadczenie w przykładowe CV i jak napisać CV. Gdy referencje trafiają do listu, pomoże list motywacyjny. Zwolnienie z pracy opisuje wypowiedzenie umowy o pracę, a wysyłkę dokumentów mail z CV.
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracodawca musi wystawić referencje?
Nie. Obowiązkowe jest tylko świadectwo pracy. WUP w Katowicach pisze wprost, że pracodawca nie ma takiego obowiązku, a referencje zawsze wynikają z jego dobrej woli. Jeśli przełożony odmawia, nie zabiegaj o nie za wszelką cenę, tylko poproś współpracownika lub innego przełożonego, który widział twoją pracę.
Czym różnią się referencje od świadectwa pracy?
Świadectwo pracy stwierdza fakt zatrudnienia, stanowisko, okres i tryb rozwiązania umowy, a jego treść określa Kodeks pracy. Referencje opisują zadania i jakość pracy w sposób swobodny i są dobrowolne. Świadectwo jest obowiązkowe, referencje nie, i dlatego warto zadbać o oba dokumenty.
Co powinno być w referencjach dla pracownika?
Imię i nazwisko, firma, stanowisko i okres zatrudnienia, główne zadania, jeden lub dwa fakty o pracy, zdanie o sposobie pracy i ewentualnie powód odejścia. Na końcu rekomendacja, dane kontaktowe i podpis osoby wystawiającej. Pisz prawdę i konkrety, bez ogólnych przymiotników.
Czy referencje muszą być na papierze firmowym?
Nie ma takiego wymogu w przepisach, które tu cytujemy, ale papier firmowy lub nagłówek firmy zwiększa wiarygodność dokumentu. Referencje powinny mieć datę, podpis i stanowisko osoby, która je wystawia, oraz numer telefonu lub adres e-mail do kontaktu, żeby nowy pracodawca mógł je sprawdzić.
Czy nowy pracodawca może zadzwonić do mojego byłego szefa?
Tylko za twoją zgodą. UODO pisze w poradniku dla pracodawców, że pozyskiwanie informacji od poprzedniego pracodawcy jest niedopuszczalne bez zgody kandydata, a samo złożenie referencji nie uprawnia do kontaktu z ich autorem. Jeśli chcesz, żeby ktoś zadzwonił, napisz o tym i podaj numer.