Vorstellungsgespräch absagen: sechs Muster für jeden Grund

Von Mustafa Tarabya, Gründer von CVBooster · Veröffentlicht 2026-10-30 · Aktualisiert 2026-10-30

5 Min. Lesezeit

Sie dürfen ein Vorstellungsgespräch absagen, und eine kurze, höfliche Nachricht reicht. Das Universitätsklinikum Heidelberg schreibt auf seiner Karriereseite: „Grundsätzlich können Sie zu jedem Zeitpunkt Ihre Bewerbung formlos zurückziehen.“ Entscheidend ist nur, dass Sie es sagen und nicht einfach wegbleiben.

Unten stehen sechs komplette Muster: andere Zusage, Krankheit, kurzfristig am Tag selbst, Anreise, Gehalt und Online-Gespräch. Kopieren Sie das passende, ersetzen Sie die Namen und senden Sie es ab. Geschrieben von Mustafa Tarabya, der für sein eigenes Unternehmen eingestellt, jede Bewerbung selbst gelesen hat und heute die CVBooster-Ratgeber schreibt.

Vorstellungsgespräch absagen: was zählt

Wer nicht erscheint und nichts schreibt, wird in Erinnerung bleiben, und zwar für den Rest der Branche. Wer eine Woche vorher zwei Sätze schickt, ist ein Mensch, der Bescheid sagt. Der Betrieb hat Ihnen eine Stunde reserviert, andere Bewerber warten vielleicht auf den Termin. Eine Absage gibt den Platz frei.

Je früher, desto besser. Und wenn der Termin morgen ist, rufen Sie an und schreiben danach eine E-Mail zur Bestätigung. Eine Begründung schulden Sie nicht, aber ein ehrlicher Satz dazu ist freundlich.

Das erste Muster ist der häufigste Fall: Sie haben eine andere Stelle.

E-Mail: Vorstellungsgespräch absagen wegen einer anderen Zusage, Stelle als Sachbearbeiter (67 Wörter)

Betreff: Absage des Vorstellungsgesprächs am Dienstag, Sachbearbeiter (m/w/d)

Sehr geehrte Frau Hoffmann,

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am Dienstag um 10 Uhr. Inzwischen habe ich eine Zusage für eine andere Stelle erhalten und möchte den Termin deshalb absagen.

Ich danke Ihnen für Ihr Interesse und die Zeit, die Sie sich genommen haben, und wünsche Ihnen bei der Besetzung viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen Thomas Berger

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Was in die Nachricht gehört

Ein Betreff mit dem Wort Absage und dem Termin. Die Anrede an die Person, die Sie eingeladen hat, so wie es die Bundesagentur für Arbeit beschreibt: „Sehr geehrte Frau Meyer“. Ein Dank für die Einladung. Der Satz, dass Sie absagen. Ein kurzer Grund, wenn Sie wollen. Eine Grußformel.

Bleiben Sie sachlich. Kein Vorwurf, keine Einzelheiten über das Gehalt oder die Stimmung bei der Anzeige, auch wenn es Ihnen auf der Zunge liegt. Branchen sind kleiner, als man denkt.

Absage wegen Krankheit

Bei Krankheit schreiben Sie, dass Sie den Termin nicht wahrnehmen können, und schlagen einen neuen vor, wenn Sie die Stelle noch wollen. Medizinische Einzelheiten gehören nicht in die Mail. „Ich bin erkrankt“ reicht.

E-Mail: Vorstellungsgespräch absagen wegen Krankheit, mit Terminvorschlag (74 Wörter)

Betreff: Absage wegen Krankheit, Vorstellungsgespräch am Donnerstag, Pflegefachkraft (m/w/d)

Sehr geehrter Herr Kaya,

vielen Dank für die Einladung zum Gespräch am Donnerstag. Leider bin ich erkrankt und kann den Termin nicht wahrnehmen. Das tut mir sehr leid.

Ich interessiere mich weiterhin für die Stelle. Wenn es für Sie passt, komme ich gern in der Woche darauf zu einem neuen Termin. Ich bin ab Montag wieder erreichbar.

Mit freundlichen Grüßen Sabine Roth Telefon: 0151 0000000

Kurzfristig absagen, am Tag selbst

Wenn der Termin heute ist, ist der Anruf der richtige Weg. Rufen Sie an, sagen Sie in zwei Sätzen, was los ist, und schicken Sie die Nachricht danach schriftlich. Niemand muss eine Mail um 9 Uhr lesen, wenn das Gespräch um 10 Uhr beginnt.

E-Mail nach dem Anruf: Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen, Notfall in der Familie (61 Wörter)

Betreff: Absage meines Termins heute um 14 Uhr, wie telefonisch besprochen

Sehr geehrte Frau Neumann,

wie eben am Telefon mitgeteilt, muss ich den Termin heute um 14 Uhr wegen eines familiären Notfalls absagen. Ich entschuldige mich für die kurzfristige Absage.

Ich würde mich freuen, wenn wir einen neuen Termin finden. Sie erreichen mich unter 0151 0000000.

Mit freundlichen Grüßen Daniel Richter

Anreise und Entfernung

Ist die Stelle zu weit weg oder die Anreise zu teuer, sagen Sie das ehrlich. Der Betrieb kann bei einem Gespräch per Video vielleicht helfen, und wenn nicht, hat er die Antwort früh.

E-Mail: Vorstellungsgespräch absagen wegen der Entfernung, Bitte um Videogespräch (76 Wörter)

Betreff: Ihre Einladung vom 12. Mai, Stelle in der Buchhaltung

Sehr geehrter Herr Schmitt,

ich danke Ihnen für die Einladung zum Vorstellungsgespräch in Hamburg. Da ich in München wohne, kann ich die Anreise zu diesem Termin leider nicht einrichten.

Falls ein Gespräch per Video möglich ist, nehme ich es gern wahr. Ist das nicht der Fall, bitte ich Sie, den Termin als abgesagt zu betrachten, und danke Ihnen für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen Lea Hoffmann

Gehalt oder Stelle passen nicht

Passt das Gehalt nicht zu Ihrer Vorstellung, sagen Sie es in einem Satz. Das spart beiden Seiten einen Termin, und der Betrieb kann nachfragen.

E-Mail: Vorstellungsgespräch absagen, weil das Gehalt nicht passt (69 Wörter)

Betreff: Absage des Vorstellungsgesprächs, Projektmanager (m/w/d)

Sehr geehrte Frau Becker,

vielen Dank für Ihre Einladung. Nach Ihrer Angabe zur Vergütung sehe ich, dass sie unter meiner Vorstellung liegt. Ich möchte daher keinen Termin blockieren, den ich nicht ernsthaft nutzen kann, und sage das Gespräch ab.

Sollte sich bei der Vergütung etwas ändern, melde ich mich gern. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Suche.

Mit freundlichen Grüßen Jonas Wagner

Online-Gespräch und Portal

Bei einem Termin per Videocall geben Sie den Link und die Zeit in der Betreffzeile an, damit der Betrieb ihn dem richtigen Termin zuordnet. Nutzen Sie das Bewerberportal, wenn es einen Button zur Absage gibt, und senden Sie zusätzlich eine E-Mail. Die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit nennt das Zurückziehen als eigene Funktion unter den Bewerbungen.

E-Mail: Videogespräch absagen und Bewerbung zurückziehen, Marketing (63 Wörter)

Betreff: Absage Videogespräch am Freitag, 11 Uhr, Marketing Manager (m/w/d)

Sehr geehrte Frau Lorenz,

vielen Dank für den Einladungslink zum Gespräch am Freitag um 11 Uhr. Ich habe mich inzwischen für eine andere Richtung entschieden und sage den Termin deshalb ab. Meine Bewerbung ziehe ich zurück.

Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und das Interesse an meinem Profil.

Mit freundlichen Grüßen Emre Yilmaz

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Was Sie danach tun

Streichen Sie den Termin aus dem Kalender, löschen Sie den Link und prüfen Sie, ob die Absage angekommen ist. Wenn Sie die Bewerbung ganz beenden wollen, steht der Weg im Ratgeber Bewerbung zurückziehen. Wie die E-Mail aufgebaut sein sollte, zeigt Bewerbung per E-Mail. Und wenn der Betrieb Ihnen abgesagt hat, hilft Antwort auf Absage.

Häufige Fragen

Darf ich ein Vorstellungsgespräch absagen?

Ja, jederzeit. Das Universitätsklinikum Heidelberg schreibt: „Grundsätzlich können Sie zu jedem Zeitpunkt Ihre Bewerbung formlos zurückziehen.“ Früher ist freundlicher, weil der Betrieb den Platz neu vergeben kann.

Muss ich die Absage begründen?

Nein. Ein kurzer, ehrlicher Satz ist höflich. Ein langer Grund ist nicht nötig, und Details zu Krankheit oder Familie gehören nicht in die Mail.

Per E-Mail oder per Telefon absagen?

Mit mehreren Tagen Vorlauf reicht eine E-Mail. Ist der Termin heute oder morgen, rufen Sie an und schicken danach eine kurze Bestätigung per E-Mail.

Wie sage ich ab, wenn ich eine andere Stelle habe?

Schreiben Sie, dass Sie sich anderweitig entschieden haben. Nennen Sie den anderen Betrieb nicht, danken Sie und wünschen Sie Erfolg bei der Besetzung.

Kann ich später noch einmal bewerben?

Meistens ja, wenn die Absage freundlich war. Sie können in der Mail sagen, dass Sie sich bei einer passenden Stelle gern wieder melden. Eine Garantie gibt es nicht.

Was, wenn ich den Termin verpasst habe?

Schreiben Sie sofort, entschuldigen Sie sich knapp und bitten Sie um einen neuen Termin oder erklären Sie, dass Sie zurückziehen. Je schneller, desto besser, auch wenn es peinlich ist.

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