Vorstellungsgespräch Einladung beantworten: 5 Muster

Von Mustafa Tarabya, Gründer von CVBooster · Veröffentlicht 2026-10-08 · Aktualisiert 2026-10-08

6 Min. Lesezeit

Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch beantworten Sie innerhalb von 24 Stunden, auf demselben Weg, auf dem sie kam, mit einer kurzen Bestätigung von Datum, Uhrzeit und Ort und einem Dank. Die eine Bedingung: Wiederholen Sie den Termin wörtlich, damit ein Missverständnis sofort auffällt. Die Bundesagentur für Arbeit beschreibt auf ihrer Seite zum Vorstellungsgespräch, was nach der Einladung zu tun ist. Unten stehen fünf Antworten zum Kopieren: Zusage, Zusage mit Rückfrage, Bitte um einen anderen Termin, Zusage für ein Videogespräch und eine höfliche Absage. Geschrieben von Mustafa Tarabya, der für sein eigenes Unternehmen eingestellt, jede Bewerbung selbst gelesen hat und heute die CVBooster-Ratgeber schreibt.

Sie haben die Mail dreimal gelesen, Ihrer Schwester einen Screenshot geschickt und noch nicht geantwortet, weil die Antwort jetzt perfekt sein muss. Muss sie nicht. Sie muss nur schnell und richtig sein.

Beispiel 1: Die einfache Zusage

Der häufigste Fall: Termin passt, alles ist klar. Drei Sätze reichen.

Worauf die Auswahl achtet

• Datum, Uhrzeit und Ort werden wiederholt. Steht in der Einladung Mittwoch und im Kalender Dienstag, fällt es jetzt auf und nicht am Empfang.
• Die Telefonnummer steht unter dem Namen, falls kurzfristig etwas geändert werden muss.

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Wann und wie Sie antworten

Antworten Sie am selben oder am nächsten Werktag. Kam die Einladung per E-Mail, antworten Sie per E-Mail auf genau diese Nachricht, damit der Verlauf erhalten bleibt. Kam sie per Telefon, bestätigen Sie den Termin am Telefon und schicken danach eine kurze Mail, wenn Sie eine Adresse haben. Kam sie über ein Bewerbungsportal, nutzen Sie die Antwortfunktion im Portal.

Ihre Absenderadresse sollte so seriös sein wie in der Bewerbung. Die Bundesagentur rät auf ihrer Seite zum Anschreiben zu E-Mail-Adressen ohne Spitznamen. Der Betreff bleibt der aus der Einladung, mit dem automatischen „AW:“ davor.

Was in eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch gehört

Eine vollständige Einladung enthält Datum, Uhrzeit, Ort oder Link, die Namen der Gesprächspartner, die ungefähre Dauer und manchmal eine Bitte, etwa Zeugnisse im Original mitzubringen. Fehlt etwas, fragen Sie in der Antwort nach, in einem Satz. Das ist keine Schwäche, sondern Sorgfalt.

Beispiel 2: Zusage mit Rückfrage

Wenn ein Detail fehlt, etwa die Dauer oder der Eingang, gehört die Frage in die Zusage. So sparen Sie eine zweite Mail.

Beispiel 3: Um einen anderen Termin bitten

Ein Termin passt nicht? Das passiert, und es ist kein Grund zur Sorge, wenn Sie sofort reagieren und Alternativen nennen.

Worauf die Auswahl achtet

• Ein Grund in einem Satz, ohne Rechtfertigung. Eine Prüfung, ein Arzttermin, eine Kündigungsfrist im aktuellen Job: Das versteht jeder.
• Drei konkrete Alternativen. Wer „flexibel“ schreibt, löst eine weitere Mailrunde aus.

Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch

Wer vom Arbeitgeber ausdrücklich zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird, kann die Fahrtkosten in der Regel erstattet verlangen. Die Grundlage ist der Aufwendungsersatz im Bürgerlichen Gesetzbuch. Dort steht: „Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.“ (§ 670 BGB) Schließt der Arbeitgeber die Erstattung in der Einladung ausdrücklich aus, gilt das nicht. Wenn nichts dazu in der Einladung steht und die Anreise weit ist, fragen Sie in der Antwort freundlich nach.

Beispiel 4: Zusage für ein Vorstellungsgespräch per Video

Bei Videogesprächen gehört in die Antwort, dass der Link angekommen ist, und ein kurzer Hinweis, falls Sie eine bestimmte Software brauchen.

Die Bundesagentur rät für Videogespräche: „Überprüfe, ob die notwendige Software richtig funktioniert oder du etwas installieren musst.“ (Bundesagentur für Arbeit, Das Vorstellungsgespräch) Wer das vor der Antwort erledigt, kann es in der Antwort schon bestätigen.

Beispiel 5: Die Einladung höflich absagen

Sie haben eine andere Stelle zugesagt oder sich umentschieden? Dann sagen Sie ab, früh und freundlich. Die Branche ist kleiner, als man denkt.

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Einladung zum zweiten Gespräch oder Probearbeiten

Für ein zweites Gespräch, einen Probetag oder ein Assessment-Center gelten dieselben Regeln: schnell antworten, Termin wiederholen, offene Punkte in einem Satz klären. Beim Probearbeiten fragen Sie zusätzlich nach Arbeitskleidung, Dauer und ob der Tag vergütet wird. Wenn Sie noch in einem Arbeitsverhältnis sind, klären Sie vor der Zusage, ob Sie dafür Urlaub nehmen müssen. Ein Probetag während der Arbeitszeit ohne Absprache mit dem jetzigen Arbeitgeber ist ein Risiko, das Sie nicht eingehen sollten.

Zum Vorstellungsgespräch eingeladen: was jetzt kommt

Die Bundesagentur beginnt ihre Seite zum Gespräch so: „Du hast mit deiner Bewerbung überzeugt und bist zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen worden?“ Danach geht es um Vorbereitung: das Unternehmen recherchieren, die eigenen Stationen frei erzählen üben, Fragen notieren. Wie das im Einzelnen geht, steht in der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch, die typischen Fragen samt Antworten bei den Fragen im Vorstellungsgespräch. Für die ersten zwei Minuten über sich selbst hilft die Selbstpräsentation im Vorstellungsgespräch.

Legen Sie sich die Bewerbung, die Sie geschickt haben, noch einmal hin. Im Gespräch wird nach dem gefragt, was dort steht, nicht nach dem, was Sie inzwischen ändern würden.

Häufige Fragen

Wie schnell sollte man auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten?

Am besten am selben Tag, spätestens am nächsten Werktag. Eine schnelle Antwort zeigt Interesse und sichert Ihnen den Termin, denn Arbeitgeber planen oft mehrere Gespräche hintereinander. Wenn Sie den Termin erst klären müssen, bestätigen Sie den Eingang sofort und geben die endgültige Antwort innerhalb eines Tages.

Was schreibe ich bei einer Zusage zum Vorstellungsgespräch?

Einen Dank für die Einladung, die Bestätigung von Datum, Uhrzeit und Ort in eigenen Worten und einen kurzen Satz, dass Sie sich auf das Gespräch freuen. Darunter Gruß, Name und Telefonnummer. Drei bis vier Sätze reichen. Rückfragen zu Ablauf oder Anfahrt gehören in dieselbe Mail.

Darf man einen Termin für ein Vorstellungsgespräch verschieben?

Ja, wenn Sie früh Bescheid geben und einen Grund in einem Satz nennen, etwa eine Prüfung oder einen Termin im aktuellen Job. Bieten Sie gleich zwei bis drei konkrete Alternativen an. Wer mehrfach verschiebt oder sehr kurzfristig absagt, riskiert allerdings, dass die Stelle anderweitig besetzt wird.

Muss ich auf eine telefonische Einladung schriftlich antworten?

Nicht zwingend, die mündliche Zusage am Telefon gilt. Eine kurze Bestätigungsmail danach ist aber sinnvoll, weil sie Datum, Uhrzeit und Ort schriftlich festhält und Missverständnisse ausschließt. Wenn Sie keine E-Mail-Adresse haben, fragen Sie am Telefon danach oder notieren sich Namen und Durchwahl.

Werden Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch erstattet?

Wer ausdrücklich zum Gespräch eingeladen wird, kann die erforderlichen Fahrtkosten in der Regel vom Arbeitgeber verlangen, gestützt auf § 670 BGB. Das gilt nicht, wenn die Erstattung in der Einladung vorher ausgeschlossen wurde. Bewahren Sie Fahrkarten oder Tankbelege auf und fragen Sie im Zweifel vor dem Termin nach.

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