Formato Único de Hoja de Vida: guía campo por campo en SIGEP II
By Mustafa Tarabya, founder of CVBooster · Published · Updated
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Usted firmó un contrato de prestación de servicios con una entidad pública, le dieron un usuario del SIGEP II y le dijeron que subiera la hoja de vida "esta semana". Cargó todo, dio guardar, y a los tres días el jefe de contratos le devolvió el registro: el diploma no coincide con la fecha de grado, el diplomado quedó clasificado en la casilla equivocada y el tiempo total de experiencia que usted escribió no cuadra con las certificaciones. Nadie le explicó por qué, porque el instructivo oficial describe botones, no decisiones.
Esta guía recorre el formato casilla por casilla con las decisiones que hacen que una hoja de vida se apruebe o se devuelva. Está basada en el formato vigente publicado por el Departamento Administrativo de la Función Pública y en el Instructivo Registro Hoja de Vida SIGEP, versión 02 del 7 de enero de 2026. Todo lo que sigue aplica a Colombia y al estado del sistema en 2026.
Qué es el Formato Único de Hoja de Vida y qué no es
El Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural ampara la vinculación de cualquier servidor público o contratista del Estado colombiano. En el encabezado lleva impresa su base legal: Leyes 190 de 1995, 489 y 443 de 1998. Tiene cuatro páginas y nueve casillas numeradas. La casilla 8 es una declaración bajo la gravedad del juramento sobre la veracidad de los datos, con referencia al artículo 5 de la Ley 190 de 1995, y la casilla 9 es donde el jefe de recursos humanos o de contratos certifica que constató la información contra los soportes.
El error de partida más común es tratarlo como un formulario que uno llena a mano. El flujo real es al revés: usted diligencia el formulario en línea del SIGEP II y el Formato Único es una de las opciones de impresión que el sistema genera con esos datos. El PDF no es la fuente, es la salida. Si algo está mal ahí, se corrige en el módulo.
Segunda idea que conviene tener clara: usted no se registra solo. El usuario del SIGEP II lo crea el jefe de talento humano si va a ser servidor público, o el jefe de contratos si va a ser contratista. Hasta que esa persona no lo active, la plataforma no lo deja entrar. Si lleva días intentando "crear una cuenta", ese no es el camino.
Tip: El indicador de porcentaje de diligenciamiento nunca llega a 100 %. El propio instructivo lo advierte, porque no todos los campos son obligatorios ni aplican a todas las personas. No pierda horas persiguiendo ese número.
Casilla 1. Datos personales: casi todo es de solo lectura
Los datos básicos que ve en pantalla son los que la entidad usó para crearle el usuario: apellidos, nombres, tipo y número de documento, fecha de nacimiento y género. No los puede editar, y al pasar el cursor el sistema le muestra el símbolo de prohibido. El único campo que usted controla ahí es el correo electrónico personal principal, donde llegan todas las notificaciones del sistema. Si un apellido está mal escrito, la corrección la hace el jefe de talento humano o el jefe de contratos.
En el formato impreso, la casilla 1 pide marcar C.C., C.E. o PAS, el género entre F, M o NB, y la nacionalidad entre COL. o extranjero. La libreta militar solo es obligatoria para usuarios de género masculino, y pide clase, número y distrito militar. Cargue el documento de identidad en PDF y verifique que el botón cambie a "Ver documento": esa es la única confirmación de que el archivo quedó adjunto.
Debajo aparece la casilla de Persona Expuesta Políticamente; la referencia para saber si le aplica es el Decreto 830 de 2021. En datos demográficos todos los campos son obligatorios, y si el país de nacimiento no es Colombia el sistema bloquea departamento y municipio. El soporte de discapacidad se rige por la Resolución 1197 de 2024 del Ministerio de Salud y Protección Social.
La dirección de residencia no se escribe libre. Elija primero tipo de zona, urbana o rural, y si marca urbana arme la dirección normalizada campo por campo. El número de casa o el nombre del conjunto van en "Complemento de dirección / Dirección especial".
Casilla 2. Formación académica: el soporte manda sobre el dato
Aquí registra la educación formal: preescolar, básica primaria, básica secundaria, educación media, pregrado y posgrado. La tabla se ordena del estudio más reciente al más antiguo y cada registro admite el estado "finalizado" o "en proceso", así que sí puede relacionar el posgrado que está cursando.
La recomendación más útil del instructivo es la que casi nadie sigue: el acta de grado, el diploma y la resolución de convalidación deben ir en un solo archivo PDF, cargado en el campo "Archivo educación formal". La tarjeta profesional va aparte. Si usted subió solo el diploma y dejó el acta de grado por fuera, el registro se cae en verificación, porque la fecha de grado que declaró no queda demostrada.
Las fechas se escriben en formato DD/MM/AAAA. Si estudió en el exterior, al seleccionar el país el sistema marca la casilla "En el exterior". Si convalidó el título ante el Ministerio de Educación Nacional, marque "Estudio convalidado" y registre la fecha. Un título extranjero sin resolución de convalidación no acredita requisito para un empleo público colombiano.
En el formato impreso, la educación superior se codifica con abreviaturas que conviene reconocer porque son las que aparecen en el PDF que usted firma: TC para técnica, TL para tecnológica, TE para tecnológica especializada, UN para universitaria, ES para especialización, MG para maestría y DOC para doctorado. La educación básica y media se marca con una X sobre el último grado aprobado, del 1 al 11, y el formato aclara que los grados 1 a 6 de bachillerato equivalen a los grados 6 a 11 de educación básica secundaria y media.
Casilla 3. Educación para el trabajo: 40 horas o 160 horas
Esta es la casilla que más registros mal clasificados acumula. El campo "modalidad" tiene dos opciones y no son intercambiables. Educación informal corresponde a cursos de mínimo 40 horas. Educación para el trabajo y el desarrollo humano corresponde a programas de mínimo 160 horas, los que se reconocen con certificado de aptitud ocupacional. En el formato impreso aparecen como INF y TR_DES.
La consecuencia es directa. Un diplomado de 120 horas no es educación para el trabajo y el desarrollo humano por más que la universidad lo llame diplomado: va como educación informal. Un técnico laboral por competencias sí es TR_DES. Cuando los estudios previos del contrato exigen certificación de aptitud ocupacional y usted cargó un curso de 40 horas en esa casilla, el verificador no lo acepta.
Tip: En el campo "Nombre de la educación no formal" escriba el título tal como aparece en el certificado, por ejemplo "Técnico Laboral en Sistemas". No lo resuma ni lo reescriba en lenguaje comercial: el verificador compara texto contra texto.
Casilla 4. Idiomas: tres columnas, no una
El formato pide los idiomas distintos del español y una calificación separada de si lo habla, lo lee y lo escribe, con tres niveles: R para regular, B para bien y MB para muy bien. En el módulo en línea marca además su idioma nativo y puede adjuntar el soporte de la institución competente. Es opcional, pero si el perfil exige inglés, adjuntarlo evita correos posteriores.
Casilla 5. Experiencia laboral: primero el tipo de entidad
El orden importa. El campo "Tipo de Entidad" tiene tres opciones: privada, pública, y privada con funciones públicas. De esa selección depende el listado que aparece cuando empieza a digitar en "Nombre de Entidad". Si elige mal el tipo, su antiguo empleador no aparece en el autocompletar y usted concluye que la entidad no está registrada. Cambie el tipo antes de reportar un fallo.
La dirección de la entidad también se arma con el formulario normalizado. El soporte obligatorio es la certificación laboral en PDF expedida por la entidad. La tabla resultante muestra tipo de entidad, nombre, dependencia, cargo, fecha de ingreso, fecha de retiro y una casilla "Verificado" que solo marca el jefe de talento humano o el jefe de contratos tras contrastar el adjunto contra los datos registrados.
Una certificación laboral acredita experiencia cuando incluye, como mínimo, el nombre y NIT de la entidad que la expide, el cargo o el objeto del contrato, las fechas exactas de inicio y terminación, y la firma de quien tiene competencia para certificar. Un contrato firmado no es una certificación. Una cuenta de cobro tampoco. Si el empleador desapareció, la expide quien conserve el archivo o el liquidador.
- Fechas del sistema contra fechas del certificado: deben coincidir día por día, no solo el mes.
- El cargo registrado debe ser el que dice el certificado, no el que usted usa en LinkedIn.
- Un contrato prorrogado se registra con la fecha de terminación real, prórroga incluida, si el certificado la recoge.
- Si un contrato se suspendió, el certificado debe indicarlo, porque el tiempo suspendido no es tiempo laborado.
- Cada experiencia lleva su propio PDF. No suba un archivo con doce certificados esperando que el verificador lo asocie a la fila correcta.
Casilla 6. Experiencia docente y la regla de las 192 horas
La experiencia docente tiene formulario propio porque exige el nivel académico de las personas a las que enseñó y la materia impartida. Si no fue docente, deje la sección vacía y siga.
Al seleccionar "Tiempo Parcial" en el campo "Jornada Laboral", el sistema habilita "Horas Promedio al Mes". Para el cálculo, el SIGEP II considera que 192 horas equivalen a un mes completo de trabajo, admite jornadas parciales entre 80 y 120 horas mensuales y acumula esas horas hasta completar 192. El ejemplo del propio instructivo es claro: 120 horas al mes durante 8 meses son 960 horas, y 960 dividido entre 192 da 5 meses completos, no 8.
Tip: Si deja "Horas Promedio al Mes" en cero o vacío, el SIGEP II no cuenta esa experiencia, porque no puede hacer el cálculo. Es la causa más silenciosa de que a alguien le aparezcan menos meses de los que tiene.
Casilla 7. Tiempo total cuando los contratos se traslapan
La casilla 7 del formato impreso no es una sola cifra. Pide años y meses desglosados en cuatro ocupaciones: servidor público, empleado del sector privado, trabajador independiente y experiencia docente. Cada renglón se cuenta por separado, así que no basta con copiar el "Tiempo Total Laborado" que el módulo muestra debajo de la tabla.
Ese total automático es una suma de los periodos que usted registró. El instructivo no describe ninguna regla por la cual el sistema descuente periodos simultáneos, así que no asuma que lo hace. Si en 2024 tuvo dos contratos al tiempo, marzo de 2024 es un solo mes de experiencia, no dos. Cuente tiempo calendario, no contratos.
Un ejemplo trabajado. Contrato A con una alcaldía, del 15 de febrero de 2024 al 30 de septiembre de 2024. Contrato B con una fundación privada, del 1 de julio de 2024 al 31 de diciembre de 2024. El primero aporta 7 meses y 16 días en el sector público; el segundo, 6 meses en el privado. La suma aritmética da 13 meses y 16 días, pero el calendario cubierto va del 15 de febrero al 31 de diciembre, es decir 10 meses y 17 días. Los meses traslapados se reportan una sola vez, en la ocupación que corresponda, y usted debe poder explicar el criterio.
Cada convocatoria y cada estudio previo define además sus propios requisitos de experiencia. La casilla 7 es su declaración; el conteo que decide es el que hace la entidad contra los certificados. Haga usted el mismo cálculo, en una hoja aparte, antes de firmar.
Casillas 8 y 9: la firma es una declaración juramentada
La casilla 8 no es un trámite. Al firmar usted manifiesta bajo la gravedad del juramento que no está incurso en causales de inhabilidad o incompatibilidad para ejercer empleos públicos o celebrar contratos de prestación de servicios, y certifica que los datos son veraces, con remisión al artículo 5 de la Ley 190 de 1995. La casilla 9 la firma el jefe de personal o de contratos certificando que constató la información contra los soportes.
El Decreto 1083 de 2015, en su artículo 2.2.17.7, pone en cabeza de las entidades la operación, el registro y la actualización de la información del SIGEP. A nivel individual, mantener actualizada su información personal, académica y laboral es responsabilidad suya.
Ya la aprobaron y necesita corregir algo
Cuando el jefe de talento humano o el jefe de contratos marca "Verificado" en un registro y luego pulsa "Aprobar", esa información queda bloqueada. Si intenta editarla el sistema muestra el aviso de "información validada". Para modificarla hay que pedir a esa persona que retire la marca del registro puntual.
Un matiz para quien haga la gestión: la pantalla de verificación incluye "Reversar la aprobación", que borra la última aprobación con todas las verificaciones. Si solo hay que corregir la fecha de un diplomado, reversar todo obliga a repetir la revisión completa.
Los errores que más devuelven una hoja de vida
- Diplomados de menos de 160 horas registrados como educación para el trabajo y el desarrollo humano en vez de educación informal.
- Diploma cargado sin acta de grado, cuando el instructivo pide que acta, diploma y resolución de convalidación vayan en un solo PDF.
- Título obtenido en el exterior sin marcar "Estudio convalidado" ni adjuntar la resolución del Ministerio de Educación Nacional.
- Experiencia docente de tiempo parcial guardada con "Horas Promedio al Mes" en cero, de modo que el sistema no la contabiliza.
- Tipo de entidad mal seleccionado, con lo cual el registro termina asociado a un nombre parecido pero distinto.
- Tiempo total de la casilla 7 copiado del total automático, sin descontar los meses en que dos contratos corrían a la vez.
- Archivos que no son PDF, o adjuntos que se seleccionaron pero no se guardaron y por eso nunca cambiaron a "Ver documento".
Antes de imprimir y firmar
Desde el banner derecho de la pantalla puede elegir "Imprimir Mi Hoja de Vida" o "Descargar Mi Hoja de Vida". El sistema le pregunta qué desea generar, y una de las opciones es el Formato Único de Hoja de Vida. Revise ese PDF completo antes de firmarlo: es el documento que va a la carpeta contractual.
Existe además el Certificado de Situación Actual en SIGEP II, siempre disponible desde el acceso directo. Para un servidor público refleja el cargo vigente y para un contratista los contratos vigentes. Para dudas de plataforma, el soporte de Función Pública atiende en soportesigep2@funcionpublica.gov.co, y la línea gratuita impresa en el formato es 018000917770.
Antes de tocar el SIGEP II, arme una carpeta con sus soportes en PDF, uno por registro. Diligenciar el formulario con los certificados delante toma una tarde. Corregirlo después, con la hoja de vida bloqueada, toma semanas.
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