Hoja de vida digital: cómo hacerla y enviarla en Colombia

Por Mustafa Tarabya, fundador de CVBooster · Publicado 2026-10-07 · Actualizado 2026-10-07

9 min de lectura

Una hoja de vida digital es la misma hoja de vida de siempre, pero escrita en computador y enviada como archivo PDF con texto seleccionable o diligenciada en una plataforma, como la Agencia Pública de Empleo del SENA o el SIGEP II. La única condición es que el texto se pueda leer y copiar: una foto de una hoja impresa no cuenta, porque ningún sistema extrae palabras de una imagen. El SENA y Función Pública explican en sus páginas oficiales cómo se inscribe y cómo se descarga, revisadas en octubre de 2026. Abajo tiene el formato, los pasos y seis hojas de vida digitales completas por nivel. Escrito por Mustafa Tarabya, que contrató para su propia empresa, leyó cada candidatura él mismo y hoy escribe las guías de CVBooster.

Hay portales que le piden su información en cinco formularios distintos y en el sexto le piden adjuntar el PDF con todo lo que acaba de escribir. Se hace una vez bien y luego se reutiliza.

Qué es una hoja de vida digital y en qué formato va

La definición no cambia por ser digital. La Agencia Pública de Empleo del SENA cita al ICONTEC: "Según el ICONTEC la hoja de vida es la relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad."

Lo que cambia es el canal. Hoy casi nadie recibe papel. En sus preguntas frecuentes, la APE del SENA lo dice sin rodeos: "La hoja de vida en forma física solo se recibe en eventos específicos determinados por las empresas". Y añade: "todas las postulaciones deben hacerse a través de la plataforma web de intermediación laboral."

En la práctica existen tres versiones de la hoja de vida digital, y conviene tener las tres:

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Cómo hacer la hoja de vida digital en PDF

Escríbala en Word o en Google Docs, en una sola columna, y expórtela como PDF desde el menú del programa, no escaneada. Así el texto queda seleccionable. Si quiere comprobarlo, abra el PDF e intente copiar su nombre: si se deja copiar, el sistema también lo lee. Por qué importa la columna única está explicado en hoja de vida ATS.

• Datos de contacto arriba y en el cuerpo del documento, no en el encabezado del archivo, que algunos portales ignoran.
• Perfil de cuatro a ocho líneas. La APE del SENA recomienda que el perfil quede "consignada en cuatro u ocho líneas aproximadamente" y que se construya "teniendo en cuenta el cargo y la empresa".
• Experiencia de lo más reciente a lo más antiguo, con mes y año.
• Formación y cursos, con institución y año.
• Habilidades concretas, no adjetivos sueltos.
• Referencias con nombre, cargo y celular, avisadas antes.
• Nombre del archivo: HojaDeVida_Nombre_Apellido_Cargo.pdf, sin espacios raros ni la palabra final.

Los seis bloques, uno por uno, están en cómo hacer una hoja de vida. Para el perfil hay doce modelos en perfil laboral para hoja de vida.

Cómo inscribir la hoja de vida en la Agencia Pública de Empleo

La APE del SENA es gratuita y es la vía que la propia entidad indica para postularse. Sus preguntas frecuentes dicen: "es necesario inscribir su hoja de vida" en la plataforma, y que el perfil debe estar al día "previo a realizar la postulación, con el fin de que el algoritmo automático de cruce reconozca esta variable".

Eso significa algo práctico: si cambió de ciudad, de teléfono o terminó un curso, actualice el perfil antes de postularse, porque el cruce trabaja con lo que está escrito ahí. La inscripción paso a paso, con capturas de cada campo, está en hoja de vida SENA.

Cómo registrar y descargar la hoja de vida en el SIGEP II

Para trabajar o contratar con el Estado, la hoja de vida digital es la del SIGEP II, el sistema de Función Pública. En su respuesta sobre cómo registrar la hoja de vida, la entidad pide tener "los documentos escaneados y guardados (identificación, académicos, laborales, y demás que la entidad solicite) en formato PDF o JPG y teniendo en cuenta que su tamaño no sea mayor a 1MB."

También aclara que "Todos los campos que en su nombre tenga un asterisco (*) son campos de carácter obligatorio". Para sacar el documento ya diligenciado, la respuesta sobre cómo descargar la hoja de vida indica que al hacer clic en "Mi hoja de vida" el sistema habilita la opción "Descargar mi hoja de Vida".

Si la entidad le pide además el formato único en papel o en PDF, campo por campo está en formato único de hoja de vida SIGEP.

Sus datos personales en la versión digital

Una hoja de vida digital viaja más que una impresa: se reenvía, se guarda en bandejas y en bases de datos. La Ley 1581 de 2012 tiene por objeto "desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos".

Por eso, en el PDF que manda a cualquier correo, ponga lo que la vacante necesita: nombre, ciudad, celular y correo. El número de cédula completo, la fecha de nacimiento y la foto se pueden reservar para cuando la empresa los pida en el proceso, salvo que la convocatoria los exija desde el inicio.

Cuando cambia de sector

La versión digital tiene una ventaja sobre el papel: puede tener dos perfiles distintos y mandar el que corresponde. La misma guía de la APE dice que un candidato "puede y debe construir (Sobre todo el calificado) más de un perfil acorde con las necesidades" de la empresa. Guarde un PDF por tipo de cargo y cambie solo el perfil y el orden de las habilidades.

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Si busca modelos impresos o para ver de un vistazo, hay ocho hojas de vida completas en hoja de vida ejemplo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una hoja de vida digital?

Es la hoja de vida escrita en computador y enviada como archivo o diligenciada en una plataforma, en lugar de impresa. Lleva los mismos datos que la de papel: contacto, perfil, experiencia, formación, habilidades y referencias. Lo que la hace digital de verdad es que el texto se puede leer y copiar, no que sea una foto del papel.

¿En qué formato se envía una hoja de vida digital?

En PDF exportado desde Word o Google Docs, con texto seleccionable y en una o dos hojas. El PDF conserva el diseño en cualquier celular o computador. Si el portal pide Word, envíe el archivo .docx. Para soportes del SIGEP II, Función Pública pide PDF o JPG de máximo 1 MB por documento.

¿Cómo hago mi hoja de vida digital desde el celular?

Use Google Docs o la aplicación de Word en el celular, escriba los seis bloques en una sola columna y descargue el documento como PDF desde el menú de compartir. Revise que el nombre y el correo se dejen copiar. Evite tomar foto a una hoja impresa, porque los portales no leen el texto de una imagen.

¿La Agencia Pública de Empleo del SENA recibe hojas de vida en papel?

Según sus preguntas frecuentes, solo en eventos específicos que definen las empresas. Fuera de esos casos, todas las postulaciones se hacen en la plataforma web. Inscribirse y postularse es gratis, y el perfil debe estar actualizado antes de postularse para que el cruce automático lo tenga en cuenta.

¿Cómo descargo mi hoja de vida del SIGEP II?

Ingrese con su usuario y contraseña, haga clic en el icono Mi hoja de vida y el sistema habilita la opción Descargar mi hoja de Vida, en la barra fija de la parte derecha superior de la pantalla. Guarde el PDF, porque muchas entidades lo piden como soporte del contrato.

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