Hoja de vida de Función Pública: cómo llenarla sin errores
By Mustafa Tarabya, founder of CVBooster · Published · Updated
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La hoja de vida de Función Pública, en su versión vigente en septiembre de 2026, es el Formato Único que se diligencia en el SIGEP II, y lo que la hace distinta de una hoja de vida común es que cada dato tiene que estar respaldado por un documento. El error que más devuelve hojas de vida no es de formato: es contar como experiencia profesional algo que la norma no cuenta así. El Decreto 1083 de 2015, que es el decreto único reglamentario del sector, define el formato, quién está obligado a diligenciarlo y qué se considera experiencia, y de ahí salen todas las citas de esta página. Abajo tiene el formato campo por campo, seis hojas de vida llenas por nivel del empleo y la tabla de qué documento respalda cada casilla. Escrito por Mustafa Tarabya, que contrató para su propia empresa, leyó cada candidatura él mismo y hoy escribe las guías de CVBooster.
Qué es el Formato Único y quién debe diligenciarlo
El Decreto 1083 de 2015 lo define en el artículo 2.2.17.10: "El formato único de hoja de vida es el instrumento para la obtención estandarizada de datos sobre el personal que presta sus servicios a las entidades y a los organismos del sector público, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública."
La obligación alcanza a tres grupos, y el tercero sorprende a muchos contratistas:
- Los empleados públicos de elección popular que no pertenezcan a corporaciones públicas, de período fijo, de carrera y de libre nombramiento y remoción, "previamente a la posesión".
- "Los trabajadores oficiales."
- "Los contratistas de prestación de servicios, previamente a la celebración del contrato."
Y antes de posesionarse hay un segundo trámite. El artículo 2.2.5.1.9 exige que la persona "deberá haber declarado bajo juramento el monto de sus bienes y rentas en el formato adoptado para el efecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP", y añade que esa información "deberá ser actualizada cada año o al momento del retiro del servidor".
Datos personales llenos, nivel asistencial, auxiliar administrativa (74 palabras)
Primer apellido: Quintero Segundo apellido: Ospina Nombres: Yenifer Alexandra Tipo de documento: Cédula de ciudadanía Número: el de la cédula vigente Sexo: F Nacionalidad: Colombiana País, departamento y municipio de nacimiento: Colombia, Risaralda, Dosquebradas Dirección de correspondencia: Carrera 16 número 34 sur 21, Dosquebradas Teléfono: el celular a diez dígitos Correo: el que revisa a diario Libreta militar: no aplica Empleo al que aspira: Auxiliar Administrativo código 4044 grado 11 Nivel del empleo: Asistencial
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Formación académica, casilla por casilla
La norma es estricta con lo que cuenta como estudio. El artículo 2.2.2.3.2 define: "Se entiende por estudios los conocimientos académicos adquiridos en instituciones públicas o privadas, debidamente reconocidas por el Gobierno Nacional, correspondientes a la educación básica primaria, básica secundaria, media vocacional; superior en los programas de pregrado en las modalidades de formación técnica profesional, tecnológica y profesional, y en programas de postgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y postdoctorado."
Y el 2.2.2.3.3 dice cómo se acreditan: "Los estudios se acreditarán mediante la presentación de certificados, diplomas, grados o títulos otorgados por las instituciones correspondientes." Ese mismo artículo agrega algo útil: "La tarjeta profesional o matrícula correspondiente, según el caso, excluye la presentación de los documentos enunciados anteriormente."
Formación académica llena, nivel técnico, técnico en sistemas (102 palabras)
Educación básica y media Último grado aprobado: 11. Título obtenido: Bachiller Académico. Institución: Colegio Nacional Loperena, Valledupar. Fecha de grado: 2015-11.
Educación superior Modalidad: Tecnológica. Programa: Tecnología en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información. Institución: SENA, Centro Agroempresarial. Número de tarjeta profesional: no aplica. Fecha de terminación de materias: 2019-06. Fecha de grado: 2019-11. Número de semestres aprobados: 4.
Educación para el trabajo y el desarrollo humano Curso: Cableado estructurado y redes LAN, 120 horas, SENA, 2024. Curso: Seguridad de la información, 80 horas, SENA, 2025.
Idiomas Inglés: lo lee y lo entiende, nivel A2 certificado por el SENA en 2023.
Tip: el SIGEP II pide la fecha de terminación de materias y la fecha de grado por separado. No son lo mismo y la diferencia cambia el cómputo de la experiencia profesional.
Las cuatro clases de experiencia, y por qué importan
Este es el corazón de la hoja de vida pública. El artículo 2.2.2.3.7 del mismo decreto separa cuatro clases, con estas palabras exactas:
- "Experiencia Profesional. Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de la respectiva formación profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina académica exigida para el desempeño del empleo."
- "Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer."
- "Experiencia Laboral. Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio."
- "Experiencia Docente. Es la adquirida en el ejercicio de las actividades de divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente reconocidas."
Dos advertencias de la misma norma. Para las profesiones del Sistema de Seguridad Social en Salud, "la experiencia profesional se computará a partir de la inscripción o registro profesional". Y con todas las letras: "La experiencia adquirida con posterioridad a la terminación de estudios en las modalidades de formación técnica profesional o tecnológica, no se considerará experiencia profesional."
| Si su título es | Lo que cuenta se llama | Desde cuándo cuenta |
|---|---|---|
| Profesional universitario | Experiencia profesional | Terminación y aprobación del pénsum |
| Profesional del área de la salud | Experiencia profesional | Inscripción o registro profesional |
| Tecnólogo o técnico profesional | Experiencia laboral, no profesional | Desde el ejercicio del oficio |
| Cualquiera, en cargo de funciones similares | Experiencia relacionada | Desde ese empleo |
| Docencia en institución reconocida | Experiencia docente | Desde el ejercicio docente |
Experiencia llena, nivel profesional, ingeniera civil (119 palabras)
Empleo o contrato 1 Empresa o entidad: Consorcio Vial del Sur. Tipo: Privada. Cargo o contrato: Ingeniera residente de obra. Dependencia: Dirección de construcción. Dirección: Calle 45 número 22 14, Neiva. Teléfono: el de la oficina. Fecha de ingreso: 2022-03-01. Fecha de retiro: 2026-07-31. Clase de experiencia declarada: profesional y relacionada.
Empleo o contrato 2 Empresa o entidad: Alcaldía de Pitalito. Tipo: Pública. Cargo o contrato: Contratista de prestación de servicios, apoyo a la supervisión de obra. Fecha de ingreso: 2021-02-15. Fecha de retiro: 2022-02-14. Clase de experiencia declarada: profesional y relacionada.
Total experiencia declarada: 5 años y 6 meses de experiencia profesional, de los cuales 5 años y 6 meses son relacionados con el empleo al que aspira.
Cómo se certifica lo que usted escribe
El artículo 2.2.2.3.8 resuelve la pregunta del trabajador independiente: "La experiencia se acreditará mediante la presentación de constancias expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales o privadas. Cuando el interesado haya ejercido su profesión o actividad en forma independiente, la experiencia se acreditará mediante declaración del mismo."
| Casilla de la hoja de vida | Documento que la respalda |
|---|---|
| Datos personales | Cédula de ciudadanía |
| Educación media | Diploma o acta de grado de bachiller |
| Educación superior | Diploma, acta de grado o tarjeta profesional |
| Educación para el trabajo | Certificado con intensidad horaria |
| Experiencia dependiente | Certificación laboral con cargo, funciones y fechas |
| Experiencia independiente | Declaración del propio interesado |
| Docencia | Certificación de la institución educativa reconocida |
| Bienes y rentas | Formato del SIGEP, bajo juramento |
Certificación laboral que sí sirve, nivel asesor (121 palabras)
LA SUSCRITA JEFE DE TALENTO HUMANO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE SOLEDAD S.A. E.S.P.
CERTIFICA
Que la señora Martha Liliana Barrios Fontalvo, identificada con cédula de ciudadanía, prestó sus servicios en esta empresa entre el 2 de febrero de 2020 y el 30 de junio de 2026, mediante contrato de trabajo a término indefinido, en el cargo de Asesora Jurídica, con las siguientes funciones: representación judicial de la empresa en procesos laborales y administrativos, conceptos jurídicos para la gerencia, revisión de pliegos y minutas contractuales, y atención de requerimientos de la Superintendencia de Servicios Públicos.
Se expide en Soledad, a los 4 de septiembre de 2026, a solicitud de la interesada.
Firma, nombre, cargo y teléfono de quien certifica.
Los cargos de libre nombramiento y la publicación previa
Si usted aspira a un cargo de libre nombramiento y remoción, su hoja de vida se hace pública antes del nombramiento. El artículo 2.2.13.2.3 lo ordena así: "la hoja de vida del aspirante deberá ser publicada durante tres días calendario en las páginas web tanto de la entidad a la cual pertenezca el cargo como en la del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, para el conocimiento de la ciudadanía y la formulación de observaciones."
Junto a la hoja de vida se envían "los antecedentes disciplinarios, penales y fiscales del aspirante, así como la constancia de la evaluación de las competencias laborales". Es decir: lo que escriba va a ser leído por gente que no conoce, con los papeles al lado. No hay margen para redondear fechas.
Perfil y motivación, nivel directivo, secretaria de despacho (110 palabras)
Empleo al que aspira: Secretaria de Desarrollo Social, nivel Directivo.
Perfil declarado. Abogada especialista en derecho administrativo, con doce años en el sector público territorial: cinco como profesional universitaria en la Secretaría de Salud del departamento, cuatro como asesora jurídica de la Gobernación y tres como directora técnica de un instituto descentralizado con 84 empleados y presupuesto anual de 19.000 millones de pesos.
Experiencia relacionada declarada: 7 años, correspondientes a los cargos de asesora jurídica y directora técnica, ambos con funciones de dirección y de formulación de política, similares a las del empleo a proveer.
Documentos anexos: 9 certificaciones laborales, diploma, acta de grado, tarjeta profesional y los tres antecedentes.
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Antes de dar clic en guardar
La parte operativa del SIGEP II es donde se cae la mayoría, y el propio banco de preguntas frecuentes de Función Pública está armado alrededor de esas caídas, con entradas como "¿Cómo cargar documentos de forma exitosa en el SIGEP II?", "¿Cómo elimino documentos de la hoja de vida en el SIGEP II?" y "¿Cómo debo diligenciar mi declaración de bienes y rentas?", actualizadas en febrero de 2026.
Revise esto antes de cerrar:
- Cada fecha de la hoja de vida coincide con la fecha del certificado escaneado.
- Ninguna experiencia tecnológica está declarada como profesional.
- El total de meses suma lo mismo que la suma manual de los períodos.
- Los documentos están en PDF legible, no en foto de celular torcida.
- El correo que registró es uno que usted revisa, porque ahí llegan las notificaciones.
El paso a paso de la plataforma está en Formato Único de Hoja de Vida en el SIGEP, y la versión privada de la misma hoja de vida, con perfil y logros, en perfil laboral para la hoja de vida. Si además va a presentar entrevista, las respuestas están en entrevista de trabajo en Colombia.
Para el empleo privado, el canal estatal es otro: la Agencia Pública de Empleo del SENA es un servicio "público, gratuito e indiscriminado en Colombia que facilita el contacto entre quienes buscan empleo y las empresas que requieren talento humano", y tiene su propia hoja de vida, distinta de la del SIGEP. El portal del SIGEP II es solo para lo público.
Preguntas frecuentes
¿Quién está obligado a diligenciar la hoja de vida de Función Pública?
Los empleados públicos previos a la posesión, los trabajadores oficiales y los contratistas de prestación de servicios antes de firmar el contrato, según el artículo 2.2.17.10 del Decreto 1083 de 2015. Quedan por fuera quienes ostenten la calidad de miembros de las corporaciones públicas. Si usted va a contratar por prestación de servicios con una entidad, le aplica.
¿Desde cuándo cuenta mi experiencia profesional?
Desde la terminación y aprobación del pénsum académico de la formación profesional, no desde la fecha de grado ni desde el primer empleo. En las profesiones del Sistema de Seguridad Social en Salud cuenta desde la inscripción o el registro profesional. Y la experiencia posterior a un título técnico profesional o tecnológico no se considera profesional.
¿Cómo certifico la experiencia si trabajé de forma independiente?
Con una declaración suya. El artículo 2.2.2.3.8 del Decreto 1083 de 2015 admite que, cuando la persona ejerció su profesión o actividad en forma independiente, la experiencia se acredite mediante declaración del mismo interesado. Conviene acompañarla de contratos, facturas o actas parciales, aunque la norma solo exija la declaración.
¿Tengo que declarar bienes y rentas?
Sí, antes de la posesión y bajo juramento, en el formato del SIGEP adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. La norma añade que esa información debe actualizarse cada año o al momento del retiro, y que solo puede usarse para los fines de aplicación de las normas del servidor público.
¿Publican mi hoja de vida si aspiro a un cargo de libre nombramiento?
Sí, durante tres días calendario en la página de la entidad y en la del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, para que la ciudadanía formule observaciones. Se envían además los antecedentes disciplinarios, penales y fiscales y la constancia de la evaluación de competencias laborales. Solo se exceptúan los aspirantes de la Dirección Nacional de Inteligencia.
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