Formato único de hoja de vida: cómo llenarlo campo por campo
Por Mustafa Tarabya, fundador de CVBooster · Publicado · Actualizado
13 min de lectura
El formato único de hoja de vida es el formulario oficial de tres páginas para trabajar o contratar con el Estado: datos personales, estudios, experiencia, tiempo total y firma. La regla que lo cambia todo: cada casilla tiene que poder probarse con un documento. Lo publica el Departamento Administrativo de la Función Pública, y el Decreto 1083 de 2015 dice quién debe llenarlo. Abajo están el enlace oficial de descarga, cada casilla explicada y seis ejemplos llenos por nivel del empleo. Escrito por Mustafa Tarabya, que contrató para su propia empresa, leyó cada candidatura él mismo y hoy escribe las guías de CVBooster.
Casilla 1. Datos personales, el primer ejemplo
La primera casilla pide primer y segundo apellido, nombres, documento de identificación, sexo, nacionalidad, libreta militar, fecha y lugar de nacimiento y dirección de correspondencia con teléfono y correo. El documento se marca entre "C.C", "C.E" y "PAS". La libreta militar pide clase y número.
Casilla 1 llena, nivel asistencial, auxiliar administrativa (82 palabras)
Primer apellido: Quintero Segundo apellido: Ospina Nombres: Yenifer Alexandra Documento de identificación: C.C, número de la cédula vigente Sexo: F Nacionalidad: COL. Libreta militar: no aplica Fecha y lugar de nacimiento: día, mes y año; Colombia, Risaralda, Dosquebradas Dirección de correspondencia: Carrera 16 número 34 sur 21, Dosquebradas, Risaralda, Colombia Teléfono: celular a diez dígitos Email: el correo personal que revisa todos los días Ciudad y fecha de diligenciamiento (al pie, junto a la firma): Dosquebradas, 6 de octubre de 2026
Adaptar mi currículum a esta oferta
Dónde descargar el formato único oficial, en PDF o en Word
La fuente es una sola: la página de descarga de formatos de Función Pública. Ahí aparecen, con estos nombres, el "Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural", el "Formato Único de Hoja de Vida Persona Jurídica", el "Formato Único de Bienes y Rentas" y el "Instructivo Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural".
Si usted firma con su cédula, el suyo es el de persona natural. El de persona jurídica es para empresas. El PDF de persona natural que revisamos el 5 de octubre de 2026 tiene tres páginas y lleva en el encabezado "Persona Natural (Leyes 190 de 1995, 489 y 443 de 1998)".
¿Y la versión en Word o editable? Función Pública ofrece el PDF. Las versiones en Word que circulan en otros sitios son copias rehechas por terceros. Sirven para escribir en el computador si conservan las mismas casillas en el mismo orden. Antes de usarlas, póngalas al lado del PDF oficial y compare casilla por casilla.
Un detalle que confunde: el PDF imprime al pie la línea "018000917770", pero la página de Función Pública hoy publica como línea gratuita nacional el 018000931186. Si va a llamar, use la de la página.
Antes de imprimir, pregunte si la entidad lo quiere en papel o en línea. Si le crearon usuario en el SIGEP II, el sistema genera el formato con lo que usted carga, y el camino está en hoja de vida del SIGEP II.
Hoja de vida de Función Pública: qué es y quién debe diligenciarla
El Decreto 1083 de 2015 lo define en su artículo 2.2.17.10: "El formato único de hoja de vida es el instrumento para la obtención estandarizada de datos sobre el personal que presta sus servicios a las entidades y a los organismos del sector público, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública."
El mismo artículo enumera a los obligados. Están por fuera los miembros de las corporaciones públicas, y quedan adentro tres grupos:
- Los empleados públicos de elección popular que no son de corporaciones públicas, los de período fijo, los de carrera y los de libre nombramiento y remoción, "previamente a la posesión".
- "Los trabajadores oficiales."
- Los contratistas de prestación de servicios, "previamente a la celebración del contrato".
El tercer punto es el que sorprende. Si una alcaldía lo va a contratar por prestación de servicios, usted también llena el formato, aunque nunca vaya a ser funcionario.
Formación académica, casilla por casilla
La casilla 2 tiene tres partes: educación básica y media, educación superior e idiomas. Para la primera, el formato ordena: "MARQUE CON UNA X EL ÚLTIMO GRADO APROBADO". Aclara además que los grados 1 a 6 del bachillerato antiguo equivalen a los grados 6 a 11 de hoy.
Para la educación superior, la instrucción impresa es "DILIGENCIE ESTE PUNTO EN ESTRICTO ORDEN CRONOLÓGICO". La modalidad se escribe con un código: "TC (TÉCNICA), TL (TECNOLÓGICA), TE (TECNOLÓGICA ESPECIALIZADA), UN (UNIVERSITARIA)", y para el posgrado ES, MG y DOC. Al frente va el número de la tarjeta profesional, si su profesión la exige.
El artículo 2.2.2.3.3 del Decreto 1083 dice cómo se prueba cada estudio: "Los estudios se acreditarán mediante la presentación de certificados, diplomas, grados o títulos otorgados por las instituciones correspondientes." Y agrega un atajo útil: "La tarjeta profesional o matrícula correspondiente, según el caso, excluye la presentación de los documentos enunciados anteriormente."
Los idiomas distintos del español se califican en tres columnas, si lo habla, lo lee y lo escribe, con R para regular, B para bien y MB para muy bien.
Casilla 2 llena, nivel técnico, técnico en sistemas (112 palabras)
Educación básica y media Último grado aprobado: 11 (marcado con X). Título obtenido: Bachiller Académico. Fecha de grado: noviembre de 2015.
Educación superior Modalidad académica: TL. Número de semestres aprobados: 4. Graduado: sí. Nombre de los estudios o título obtenido: Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información, SENA, Centro Agroempresarial. Terminación: junio de 2019 (materias), grado en noviembre de 2019. Número de tarjeta profesional: no aplica.
Idiomas Inglés. Lo habla: R. Lo lee: B. Lo escribe: R.
Para anexar: diploma y acta de bachiller, diploma y acta de tecnólogo, certificados de los cursos de cableado estructurado (120 horas, 2024) y seguridad de la información (80 horas, 2025).
Tip: anote la fecha de terminación de materias aparte de la fecha de grado. No son lo mismo, y la diferencia cambia desde cuándo se cuenta la experiencia profesional.
Experiencia laboral: el orden y las cuatro clases
La casilla 3 trae su propia instrucción: "RELACIONE SU EXPERIENCIA LABORAL O DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN ESTRICTO ORDEN CRONOLÓGICO COMENZANDO POR EL ACTUAL." El primer bloque es el "EMPLEO ACTUAL O CONTRATO VIGENTE" y siguen los anteriores. Cada bloque pide entidad, si es pública o privada, ubicación, contacto, fechas, cargo y dependencia.
¿Se quedó sin renglones? El formato lo prevé: "NOTA: SI REQUIERE ADICIONAR MAS EXPERIENCIA LABORAL, IMPRIMA NUEVAMENTE ESTA HOJA ."
Lo que más devuelve formatos no es el orden, es la clase de experiencia. El artículo 2.2.2.3.7 del Decreto 1083 separa cuatro:
| Clase | Lo que dice el decreto |
|---|---|
| Profesional | "Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de la respectiva formación profesional" |
| Relacionada | "Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer." |
| Laboral | "Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio." |
| Docente | "Es la adquirida en el ejercicio de las actividades de divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente reconocidas." |
Dos advertencias del mismo artículo. En las profesiones de la salud, "la experiencia profesional se computará a partir de la inscripción o registro profesional". Y la que más duele: "La experiencia adquirida con posterioridad a la terminación de estudios en las modalidades de formación técnica profesional o tecnológica, no se considerará experiencia profesional."
| Si su título es | Lo que cuenta se llama | Desde cuándo cuenta |
|---|---|---|
| Profesional universitario | Experiencia profesional | Terminación y aprobación del pénsum |
| Profesional del área de la salud | Experiencia profesional | Inscripción o registro profesional |
| Tecnólogo o técnico profesional | Experiencia laboral, no profesional | Desde el ejercicio del oficio |
| Cualquiera, en cargo de funciones similares | Experiencia relacionada | Desde ese empleo |
| Docencia en institución reconocida | Experiencia docente | Desde el ejercicio docente |
Casilla 3 llena, nivel profesional, ingeniera civil (119 palabras)
Empleo actual o contrato vigente Empresa o entidad: Consorcio Vial del Sur. Privada. País: Colombia. Departamento: Huila. Municipio: Neiva. Correo de la entidad y teléfonos: los de la oficina de talento humano. Fecha de ingreso: 01 03 2022. Fecha de retiro: en blanco, sigue vinculada. Cargo o contrato actual: Ingeniera residente de obra. Dependencia: Dirección de construcción. Dirección: Calle 45 número 22 14, Neiva.
Empleo o contrato anterior Empresa o entidad: Alcaldía de Pitalito. Pública. Huila, Pitalito. Fecha de ingreso: 15 02 2021. Fecha de retiro: 14 02 2022. Cargo o contrato: Contrato de prestación de servicios profesionales, apoyo a la supervisión de obra. Dependencia: Secretaría de Infraestructura.
Clase de experiencia que acredita: profesional y relacionada en ambos casos.
Tiempo total de experiencia, sin contar dos veces
La casilla 4 dice: "INDIQUE EL TIEMPO TOTAL DE SU EXPERIENCIA LABORAL EN NÚMERO DE AÑOS Y MESES." No es una sola cifra. Se reparte en tres renglones, servidor público, empleado del sector privado y trabajador independiente, y abajo va el total.
Aquí está la trampa de quien tuvo dos contratos al mismo tiempo. Si en 2024 trabajó para una alcaldía y para una fundación en los mismos meses, esos meses existieron una sola vez. Cuente calendario, no contratos, y ponga cada mes en el renglón que mejor lo respalde con certificado.
Casilla 4 llena, nivel profesional, contadora con trabajos simultáneos (122 palabras)
Datos de partida Empleo en provisionalidad en la Alcaldía de Girardot, profesional universitaria: 15 de febrero a 30 de septiembre de 2024. Asesoría contable independiente a tres tiendas del barrio: julio a diciembre de 2024. Empleo en Distribuidora Andina S.A.S.: enero de 2021 a diciembre de 2023.
Cálculo sin traslapes Servidor público: 0 años, 7 meses (los 15 días sueltos de febrero no completan mes). Empleado del sector privado: 3 años, 0 meses. Trabajador independiente: solo octubre a diciembre de 2024, porque julio a septiembre ya están contados arriba: 0 años, 3 meses.
Total tiempo experiencia: 3 años, 10 meses.
Nota para sí misma: la suma sin descontar daría 4 años y 1 mes. Esa cifra no la respalda ningún calendario.
Firma, juramento y lo que firma el jefe de personal
La casilla 5 es su firma, y no es un trámite. Al firmar usted declara, con las palabras del formato: "CERTIFICO QUE LOS DATOS POR MI ANOTADOS EN EL PRESENTE FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA, SON VERACES, (ARTÍCULO 5o. DE LA LEY 190/95)." Antes, en el mismo bloque, jura que no tiene inhabilidades ni incompatibilidades.
La casilla 6 no la llena usted. Es del jefe de recursos humanos o de contratos, que firma esto: "CERTIFICO QUE LA INFORMACIÓN AQUÍ SUMINISTRADA HA SIDO CONSTATADA FRENTE A LOS DOCUMENTOS QUE HAN SIDO PRESENTADOS COMO SOPORTE." Es el único formulario del país donde decir la verdad no alcanza: hay que adjuntarla.
Cómo se prueba lo que usted escribe
El artículo 2.2.2.3.8 del Decreto 1083 resuelve la duda del independiente: "La experiencia se acreditará mediante la presentación de constancias expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales o privadas." Y luego: "Cuando el interesado haya ejercido su profesión o actividad en forma independiente, la experiencia se acreditará mediante declaración del mismo."
| Casilla del formato | Documento que la respalda |
|---|---|
| 1. Datos personales | Cédula de ciudadanía, libreta militar si aplica |
| 2. Educación básica y media | Diploma o acta de grado de bachiller |
| 2. Educación superior | Diploma, acta de grado o tarjeta profesional |
| 2. Idiomas | Certificado de la institución, si lo tiene |
| 3. Experiencia dependiente | Certificación laboral con cargo, funciones y fechas |
| 3. Experiencia independiente | Declaración del propio interesado |
| 4. Tiempo total | La suma de los mismos soportes, sin traslapes |
Certificación laboral que respalda la casilla 3, nivel asesor (121 palabras)
LA SUSCRITA JEFE DE TALENTO HUMANO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE SOLEDAD S.A. E.S.P.
CERTIFICA
Que la señora Martha Liliana Barrios Fontalvo, identificada con cédula de ciudadanía, prestó sus servicios en esta empresa entre el 2 de febrero de 2020 y el 30 de junio de 2026, mediante contrato de trabajo a término indefinido, en el cargo de Asesora Jurídica, con las siguientes funciones: representación judicial de la empresa en procesos laborales y administrativos, conceptos jurídicos para la gerencia, revisión de pliegos y minutas contractuales, y atención de requerimientos de la Superintendencia de Servicios Públicos.
Se expide en Soledad, a los 4 de septiembre de 2026, a solicitud de la interesada.
Firma, nombre, cargo y teléfono de quien certifica.
Cargos de libre nombramiento: su formato se vuelve público
Si aspira a un cargo de libre nombramiento y remoción, lo que escriba lo van a leer desconocidos. El artículo 2.2.13.2.3 del decreto ordena que su hoja de vida "deberá ser publicada durante tres días calendario" en la web de la entidad y en la de Presidencia, "para el conocimiento de la ciudadanía y la formulación de observaciones."
Y antes de posesionarse hay otro papel. El artículo 2.2.5.1.9 exige haber "declarado bajo juramento el monto de sus bienes y rentas", en el formato que adopta Función Pública a través del SIGEP. Por eso el Formato Único de Bienes y Rentas aparece en la misma página de descargas.
Casillas 3 y 4 llenas, nivel directivo, secretaria de despacho (108 palabras)
Empleo actual o contrato vigente Instituto Departamental de Deportes. Pública. Atlántico, Barranquilla. Fecha de ingreso: 01 02 2023. Fecha de retiro: en blanco. Cargo: Directora Técnica, nivel Directivo. Dependencia: Dirección General.
Empleo o contrato anterior Gobernación del Atlántico. Pública. Fecha de ingreso: 15 01 2019. Fecha de retiro: 31 01 2023. Cargo: Asesora Jurídica, nivel Asesor. Dependencia: Despacho del Gobernador.
Empleo o contrato anterior Secretaría de Salud Departamental. Pública. Fecha de ingreso: 01 03 2014. Fecha de retiro: 31 12 2018. Cargo: Profesional Universitaria. Dependencia: Oficina Jurídica.
Casilla 4. Servidor público: 12 años, 6 meses. Empleado del sector privado: 0. Trabajador independiente: 0. Total: 12 años, 6 meses.
Adaptar mi currículum a esta oferta
Antes de entregarlo
Revise esto con el formato impreso y la carpeta de soportes al lado:
- Cada fecha del formato coincide con la del certificado, día, mes y año.
- La experiencia está en orden cronológico, empezando por el empleo actual.
- Ninguna experiencia posterior a un título técnico o tecnológico quedó como profesional.
- El tiempo total no cuenta dos veces los meses con contratos simultáneos.
- La modalidad de cada estudio usa el código correcto: TC, TL, TE, UN, ES, MG o DOC.
- Firmó la casilla 5 con ciudad y fecha.
Si su entidad trabaja en línea, el banco de preguntas frecuentes de Función Pública tiene entradas como "¿Cómo puedo diligenciar una hoja de vida en el SIGEP II?" y "¿Cómo puedo descargar mi hoja de vida desde SIGEP II?". El recorrido completo de la plataforma está en hoja de vida del SIGEP II, y el portal del SIGEP II es por donde se entra.
El formato único sirve solo para lo público. Si lo que busca es empleo privado por la Agencia Pública de Empleo, el registro está explicado en hoja de vida SENA. Para una empresa privada se usa una hoja de vida libre, con perfil y logros: hay modelos completos en hoja de vida ejemplo y perfiles redactados en perfil laboral para la hoja de vida. Si después viene la entrevista, las preguntas están en entrevista de trabajo en Colombia.
Preguntas frecuentes
¿Dónde descargo el formato único de hoja de vida?
En la página de descarga de formatos de Función Pública, en www1.funcionpublica.gov.co. Ahí está el Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural, junto con su instructivo, el de persona jurídica y el de bienes y rentas. Descárguelo de esa página y no de copias de terceros, que pueden tener casillas cambiadas o faltantes.
¿Se puede llenar el formato único de hoja de vida en Word?
Función Pública lo publica en PDF. Las versiones en Word o editables que circulan son reconstrucciones de terceros. Puede usarlas para escribir en el computador si conservan las seis casillas en el mismo orden que el PDF oficial. Si la entidad le creó usuario en el SIGEP II, el sistema genera el formato con sus datos.
¿Qué diferencia hay entre persona natural y persona jurídica?
El formato de persona natural es el que llena usted como individuo, sea aspirante a un empleo público, trabajador oficial o contratista de prestación de servicios. El de persona jurídica lo diligencia una empresa u organización que contrata con el Estado. Si va a firmar un contrato a su nombre, con su cédula, el suyo es el de persona natural.
¿Quién está obligado a diligenciar la hoja de vida de Función Pública?
Los empleados públicos antes de la posesión, los trabajadores oficiales y los contratistas de prestación de servicios antes de firmar el contrato, según el artículo 2.2.17.10 del Decreto 1083 de 2015. Quedan por fuera los miembros de las corporaciones públicas. Si una entidad lo va a contratar por prestación de servicios, a usted también le aplica.
¿El formato único de hoja de vida y la hoja de vida del SIGEP son lo mismo?
Tienen las mismas casillas, pero no son lo mismo. El formato único es el formulario de Función Pública en PDF; el SIGEP II es el sistema en línea donde usted registra esos datos, y el sistema genera el formato con lo que carga. Si la entidad le creó usuario, llénela en el SIGEP II; si se la piden en papel, use el PDF oficial.
¿Desde cuándo cuenta mi experiencia profesional?
Desde la terminación y aprobación del pénsum de la formación profesional, no desde la fecha de grado. En las profesiones de la salud cuenta desde la inscripción o el registro profesional. Y la experiencia posterior a un título técnico profesional o tecnológico no es profesional: se declara como laboral o, si las funciones coinciden, como relacionada.
Más de esta serie
- Foto en el currículum y hoja de vida: tamaño, ropa, fondo
- Habilidades para currículum vitae: 50 ejemplos y su prueba
- Hoja de vida Minerva 1003: cómo llenarla página por página
- Hoja de vida SENA: cómo inscribirla en la APE, con ejemplos
- Hoja de vida del SIGEP II: cómo registrarla y actualizarla
- Llenado de una solicitud de empleo: cómo se llena cada campo
- Solicitud de empleo PDF para llenar en celular o computadora
Artículos relacionados
- Hoja de vida SENA: cómo inscribirla en la APE, con ejemplos
- Hoja de vida del SIGEP II: cómo registrarla y actualizarla
- Hoja de vida Minerva 1003: cómo llenarla página por página
- Carta de presentación personal: 6 ejemplos para Colombia